了解你的项目术语——“项目管理”和“项目控制”不是一回事。如果不知道其中的区别，你就无法提高工作效率。简单地说，项目控制是项目管理的重要组成部分，需要在从启动到结束的每个阶段实施。本文介绍了项目控制如何适应项目管理的每个阶段，以及可以用来重复交付成功的、有价值的项目工具。
 
什么是项目控制？
 
在深入探讨之前，让我们先了解一下由项目管理协会定义的术语：
 
项目——“定义、计划、监控、控制和交付项目的过程，从而实现一致的利益。”
项目管理——“对众多独立过程组合的管理，其中许多与项目控制的附属学科有关。”

项目控制——“应用过程根据项目计划来衡量项目绩效，以识别和纠正偏差，从而实现项目目标。”

  
简单地说，项目管理确保了许多不同过程的成功完成，而项目控制确保这些过程实际上朝着正确的方向前进（被归类为“成功的”）。它可以确保项目被正确地完成，并且“正确的”项目在第一时间被选择。
 
项目控制的存在是为了回答三个重要问题

 ▪ 这个项目将花费多少钱
 ▪ 这个项目需要多长时间
 ▪ 项目将交付的价值或质量

在实际的项目管理中，这些转换为控制项目范围，满足质量要求，保持项目进度和预算，管理风险，识别问题，并确保项目对公司有利。
 
这其中的很多内容都可以归结为收集和管理数据、发现趋势、预测结果、报告进展以及积极地将所学付诸实践。如果不控制这些，项目很快就会变得非常低效和昂贵。

项目控制如何适应不同的项目管理阶段？

现在我们知道了我们要处理的内容，让我们看看如何在整个项目管理周期中实际应用项目控制。

计划阶段

项目管理的第一阶段是计划并概述你的基础知识：你需要解决的问题，需要参与的人员以及你将要做的实际工作。你需要确定利益相关者并定义项目目标，从而为项目成功设定界限。

成功的一部分取决于提供切合实际的成本和时间估算，这两者都是项目控制的一部分。如此众多的项目失败仅仅是因为它们低估了时间或金钱的限制，因此你需要尽可能精确地预测这些变量。更好的方法是分析过去类似项目的绩效数据。特别要注意：

▪ 项目中涉及的所有任务
▪ 每个项目阶段花费了多长时间
▪ 每个任务的预算支出
▪ 项目活动如何在你的团队中分布
▪ 项目工作的可计费与不可计费比率

但是，整个工作并不一定意味着要进行大量工作——项目时间跟踪工具，比如8Manage PM项目管理工具，可以自动为你收集和消化你的项目数据。

8Manage PM通过WBS工作分解结构，实时审计追踪每个项目活动或可交付成果。系统向每个项目成员显示唯一的、一致的、实时精准的项目计划与执行合二为一的信息视图，从而能完全消除由多个版本的真相而造成的误解。

开发阶段
 
项目管理的建立或开发阶段都是关于使工作顺利进行。这是团队集合、涉众会议和计划任务的地方。再者，项目控制是成功的关键。成本估算变成预算，时间估算变成进度，项目控制负责四个重要方面：
 
计划/调度：项目计划和调度的开始，调度工作的准确监视和报告，以及任何“偏差”的快速检测和纠正，以使你的调度回到正轨。
 
成本控制：监控费用和绩效，监控预算支出，并采取行动以达到最低成本
成本估算：成本控制和成本管理的基础，预测所需资源的数量和价格。
成本和进度风险分析：对项目进度和成本的风险评估。分析考虑到预计的交付日期，满足截止日期的可能性，以及对项目成本风险的识别。

8Manage PM系统内项目信息与业务实时联动，可对项目成本进行预测、控制、核算、分析以及考核等，帮助企业解决如何制定预算、怎样管理预算的问题。你还可同时管理需求沟通与变更。一旦项目有异况，系统会自动预警通知相关人员。
 
实施阶段
 
把你的计划付诸实施！这一阶段虽然收获颇丰，但也有很多挫折。你需要让你的团队专注于清晰的议程，以确保没有人会偏离轨道。这很大程度上取决于能否准确诊断团队的进展和活动。
 
投资8Manage PM这样的可用于团队管理的工具，可以让你快速识别时间消耗、质量问题和团队分配问题。特别是可以确保它向你展示：
 
▪ 个人及总员工能力
▪ 每个员工的活动分类
▪ 员工花在每项任务上的时间
▪ 每个员工的工作时数
▪ 每个员工的预算支出
 
这些信息可以帮助你查明流程中断、员工超负荷和破坏性任务。通过8Manage PM监控这些数据，你可以平衡工作负载，有效地分配项目资源，使你的团队自动与项目优先级和田径队性能保持一致。
 
收尾阶段
 
完成项目意味着项目控制元素结束了吗？不完全是。你需要能够回顾它的总体表现，理解导致成功的趋势和过程，这样你就可以在未来的项目中重复。

你的团队达到目标了吗？他们是否以预期的速度前进？你是否提供了高质量的产品，但仍然坚持预算？还有工作要做吗？良好的项目控制可以让你评估这些要点。因此，做一个彻底的汇报-编译性能数据并将其分解到项目任务级别，以发现新的经验教训。
 
你应该明确规划你的项目是如何发生的——在哪里花费了时间，活动在哪里偏离了轨道，以及有限的生产力——并在你的新项目中构建有效的措施，以进一步控制它们。

通过充分利用8Manage PM软件的优势可以将项目控制完全整合到项目管理中。尽管适当的控制取决于成本和时间，但你从详细的控制措施中获得的投资回报率将更好，你将获得更好的表现。