采购流程是企业最敏感的问题之一。一般来说，在公司所有费用中，采购成本平均占30%。采购流程越可控、越透明、越高效，获得的利润就越多。

企业选择电子采购系统的主要动机有3个：
○盈利和高效的采购流程
○可见性、透明度和可追溯性
○简单快捷的采购

电子采购软件是一套全面的网上系统，专为公司及供应商设计，促进招标流程的生命周期。该系统使公司和供应商之间的关系能够通过安全动态的环境进行主动管理。

电子采购系统是完全集成的系统，从需求管理开始，通过供应商信息、电子招标、供应商管理、订单管理、物流、支付和记账、仓库和合同管理，将整个流程数字化。软件不仅能提高效率，还有助于保护道德价值，如透明度和准确的评标。

实时成本跟踪

跟踪公司/项目的预算是否与计划一致，是公司盈利能力的关键问题之一。在线采购系统确保以更优惠的价格与更好的供应商合作。

系统逻辑和功能的开发是为了提供实时报告。如果采购系统不能给你实时的预算报告，它就不可能跟踪可能发生的预算偏差。你只有在预算偏差之后才有机会进行干预。建立在实时控制之上的系统可在问题出现在采购流程之前进行干预，有助于防止经济损失。它能阻止采购没有预算或在订单阶段超过预算的产品/服务，防止在整个公司购买不必要或额外的材料。

采购审批机制

无论采购系统如何实现，拥有多么花哨的功能，审批机制都是这项工作的关键。采购软件应包括可审核的审批机制，确保采购申请和供应商选择符合公司政策和程序。

灵活、可编辑的审批机制可用于流程所有阶段，确保采购的准确性和透明度，而不会出现人工判断错误的干预。

生产力和自动化流程

根据实际生活需要设计优化的采购解决方案，使企业能够加快和自动化标准的采购流程，更大限度地减少人员、流程或供应商相关的问题。系统帮助企业提高内部流程效率并节省资源。

供应商管理

确定供应商的质量/可持续性，从各个方面对其进行评估，这对你的采购过程至关重要。任何一种说明供应商能力的文件都应该保存在采购系统中。根据招标类型，系统应不断检查并自动感知这方面的文件，再进行透明正确的供应商选择。应根据供应绩效持续评估供应商，并根据这些评估对新采购做出选择。降低供应商风险能让你控制在低绩效供应商上的额外支出，提高组织利润率。

在线采购和电子招标软件保证在供应商网络中注册的公司（供应商）都知道公司内部的相关投标。通过将供应商与他们生产的产品或提供的服务进行匹配，系统可以自动通知供应商有关需求的信息。

评标

如果你不能以相同的格式收集供应商投标，你可能会在投标比较图表中遇到困难。基于网络的在线采购系统拥有嵌入式标准投标入口屏幕和基于人工智能的投标比较工具，它可以自动为你提供最合适报价。

供应商信任及电子招标绩效

在电子招标采购系统选择上青睐于灵活、安全、能清晰表达供应商选择标准的系统。透明的电子招标伴随正确的流程，供应商既能加快投标完成过程，又能提供更大的经济效益。

另一个影响电子招标流程绩效的因素是投标参与人数。只有许多供应商参与电子投标，才能获得有竞争力的价格。系统可以识别历史采购中最成功的供应商，并强制接受类似供应商的报价，这样才能在质量和预算上以最合适的方式完成招标。

要使“电子招标”运作正常，供应商必须确信系统的管理透明且公平。供应商的不合规或恶意意图的认识可能会冒犯供应商。如果供应商信任平台，就可以轻松给出最具竞争力的价格，否则供应商可能会通过在投标过程中寻找系统的缺失或弱点来增加自己的利润。

许多企业都在寻找策略方法来降低采购成本，而更佳方式是选择一个强大的电子采购系统。8Manage SRM电子采购系统是一款全面的电子采购和供应商管理软件，可以记录和控制采购的所有阶段。系统促进了电子采购流程，还使采购人员能够自动化各种活动、功能和程序，包括政策、合同和供应商关系。8Manage的集中交易跟踪、精确的三向匹配、简化报告和主动支出分析有助于缩短采购周期，从而帮助企业提高流程效率并节省成本。