为什么收集一次班级作业要接收200+封邮件,中间夹杂各种通知、广告邮件?
为什么每天汇总各区域门店数据要对接50+人,整理100+份不同格式的表格?
为什么一次项目图片整理,需要在微信/QQ/邮件等10+个平台之间反复切换?
……
如果说工作有头疼指数排名,那么「收集文件」绝对会名列前茅!不管是漫长的沟通对接,繁琐的数据整理,还是反复的上传下载,总有个瞬间会让你原地崩溃。
其实面对“时间紧任务重”的收集工作,很多时候我们缺的不是方法论或耐心,而是一款合适的工具。今天小编就跟大家分享一下:如何把亿方云用成一款「文件收集神器」?
01
1分钟完成「文件收集」创建
只需要2步,你就能在3分钟内完成文件收集需求的创建。
① 发起收集
在亿方云上收集文件非常简单,首先我们新建一个收集文件夹,比如“市场部周报收集”;然后右键文件夹,依次点击「收集 – 发起收集」。
② 设置收集要求
发起收集以后,我们可以对收集内容的要求进行设置管理。可以管理的参数如下:
收集标题:本次文件收集的主题;
存放文件夹:收集上来的文件存放地(如运营部的月报文件夹);
收集参与人:可选择任何人或指定的团队成员;
收集描述:填写收集的内容、要求等;
截止时间:本次收集的最晚截止时间。
*注意:如指定团队成员,则不会生成分享链接,将通过消息提醒提示成员。
内容设置完成以后,点击“发起收集”就可以将二维码或链接分享到团队群啦~
小提示:自己发起的收集可以在“小应用-收集-我发起的”中查看。
02
实时管理收集进度
问:收集文件最让人崩溃的瞬间是什么?
答:隔一小时催一次,一天下来啥工作没做,光顾着催进度了。
为了避免大家耗费太多时间在收集跟进上,我们对消息提醒做了优化:当团队成员上传文件时,发起人会收到一条弱的消息提醒。
同时,对已经发起的收集,我们还可以进行调整修改。
点击收集右侧的「编辑/修改」,我们就可以对下面这些内容进行修改:
① 前往收集存放的文件夹
② 查看进度,快速浏览已上传成员
③ 复制链接(参与人为“任何人”)
④ 添加成员(参与人为“指定成员”)
⑤ 导出统计(包括姓名、上传时间、文件名等)
⑥ 查看参与人名片(包括未登录的游客)
⑦ 移出参与人(不会删除文件)
⑧查看未上传成员
⑨ 文件操作:预览、查看文件详情、下载、删除
03
实战:高校老师收集学生作业
【老师们的烦恼】
某大学设计专业的老师要带4个班级,平均每个班有50名学生,这样每次需要收近200份的作业。
过程中老师可能碰到的问题会有:
① 管理麻烦:学生将作业/论文以邮件发送至老师邮箱。
② 数据混乱:作业/论文夹杂在各种通知、行政、广告邮件中。
③ 存储风险:学生作业存储与老师电脑中,留存难度大。
④ 工作量大:200份作业需要挨个下载处理。
【解决方案】
通过亿方云“收集”功能,老师们只需要完成两步操作:①发起“收集”;②将链接或二维码发到班级群里。
接下来,等着同学们上传作业后,系统就会自动把作业归纳到指定的文件夹中。不仅如此,发起“收集”后,老师们还可以随时进行调整。
简单总结下,相比传统的作业收集方法,「收集」功能可以帮助老师们轻松实现:
① 文件夹收集。学生只需要将文件上传到对应文件夹即可。
② 防抄袭防作弊。可以设置学生无权查看其他人作业,教师可查看所有人作业。
③ 文件留存。同步端会把对应文件夹同步至电脑。
④ 作业批改。教师只需打开电脑,所有作业自动“跑”到指定文件夹。
更多问题
01
问: 收集文件的时候,有同事过了截止时间还没提交文件怎么办?
答: 拖出去打一顿啊。当然是心平气和地打开「收集」,在「我发起的」里找到已截止的收集任务,点击左侧的「查看编辑」,然后重新「开启收集」,并延长截止时间。
02
问: 提交文件时,非亿方云注册用户可以上传吗?
答: 可以。只要打开发起人的链接或二维码,可无需注册登录直接上传文件。
03
问: 如果需要上传的文件很多怎么办?需要重复上传吗?
答: 多个文件支持批量上传,目前单次上传文件数最多支持20个。
04
问: 发起人处理文件时不小心误删了别人的上传文件,有办法找回吗?
答: 可以找回。具体路径:①打开「文件」中的「回收站」;②在「我删除的」里面找到需要复原的文件,点击「还原」恢复。
05
问: 别人分享的「收集」链接或二维码是不是只能用微信打开?
答: 不是,除了微信,你还可以用QQ、TIM、钉钉、电脑或手机浏览器等应用工具打开。