因为有限的资源和激烈的行业竞争，很多项目经理都要面对一个不得不接受的现实：多项目并行，一个人同时要兼顾几个项目的实施，有限的精力被不同的项目分散了。

如何做好多项目的管理工作，项目经理应该从以下四个方面做好工作：

一、分清轻重缓急

项目经理是项目工作的第一责任人，要对过程和结果负责，因此必须对自己的项目有全面、准确地理解。为了确保项目工作与高层领导的目标，项目经理对项目的排序要得到那些重要相关方的认可和批准。有了优先顺序的合理排列，项目经理在面对多项目管理的时候，就能有据可依，重点突出。

在面对纷乱的工作任务时，项目经理们还必须要学会区分轻重缓急，最简单也是最有效的工具就是时间四象限法，就是指将工作按紧迫性和重要性两个维度区分为紧急重要、紧急不重要、重要不紧急、不紧急不重要。

项目经理可以通过进度猫甘特图来设置项目的优先级，进度猫甘特图将项目的优先级分为三个等级：普通、紧急、非常紧急，项目经理可以通过项目的情况进行区分，避免紧急项目被遗漏。

通过时间四象限法的梳理，我们有限的精力得到了合理的分配，这才有可能获得更大的收益。

另外，工作的优先顺序也有可能因各种情况发生变化，所以当有新的工作任务出现的时候，需要随时重新评估工作的性质，以确保重要活动得到应有的精力投入。

二、做好项目计划

我们每个人几乎都或多或少有拖延习惯。因为那些经过分析，被定义为不紧急、不重要的项目确实有些可以推迟，因此我们有了拖延的理由和依据。

但是可以拖延的时间总是有限的，随着时间的流逝，到不得不做或者意外的干扰的时候，都可能给按时完成造成重大影响。结果那些原本不紧急的项目变得紧急了，不重要的工作也变得重要了，最终导致项目的正常实施也会受到不利影响。

针对那些不紧急、不重要的项目，项目经理和团队也应该有清晰的计划安排。通过进度猫甘特图来制定项目计划，用确定的时间节点来约束工作，设定出明确的里程碑节点，以及时地跟踪项目进度、问责。

三、做好时间管理

对于项目经理来说：

1、明确且达成共识的项目目标。确保项目的每项工作都是在为实现这个目标贡献。

2、精细化的任务分解。要点是每个子任务时间不要超过一周，明确的子任务目标、时间点、交付物。

3、有时间保障且有能力执行的资源分配。有些项目虽然分配了资源，但是不能保障资源的有效投入，这个是项目不能推进的非常重要的原因。

4、每日检查、每周检查项目进展和提交物。根据检查情况调整任务目标、资源、进度，并修改计划。项目经理可以通过进度猫甘特图完成项目计划与进度跟踪。

对于项目团队成员，如果同时有多个项目并行，要学会管理自己的时间。

1、掌握好自己一天的生物钟，什么时间是最有创造性，什么时间最有效率，然后把工作分配好。

2、不要相信你的记忆力，把做完的工作一个一个记下来，如果可能，记下来你当时的考虑。

3、思考不同的项目有没有共性，如果有共性，提炼出可复用的部分，独立成可复用模块。

4、工作分优先级，按重要且紧急的、紧急的、重要的、排排序，如何排序根据任务情况自己考虑定。

四、合理的沟通机制

在多项目管理情况下，项目经理和各个团队成员之间必须要有清晰、可靠的沟通机制。

如果项目经理不清楚项目进度，及有关的任何信息，基本等同于项目失控，因此必须要在各个项目中建立明确的沟通计划，上文提到进度猫甘特图制定项目计划，通过计划和沟通，项目的绩效能及时、准确地被传递、汇总，并且保证项目进度。