与 南大之星 档案管理系统不同的是， 南大之星 信息发布系统是一个面向所有用户（包括档案工作人员、各级领导、普通工作人员、社会用户等）的一个系统。 南大之星 信息发布系统将档案管理系统中整理好的数据（包括目录信息、全文、电子文件、扫描图片、视频、音频档案等各种类型的档案数据）通过管理员定制好的 发布策略 以网站的方式向所有用户发布档案信息。通过发布系统的各个定制功能，用户可以不需要任何网站制作方面的专业知识，就可以轻松架设起本单位的档案门户网站。

展示的是档案工作人员、 南大之星 档案管理系统、数据中心、 南大之星 信息发布系统、公众用户这个几个部分之间的关系。 南大之星 信息发布系统是数据中心到公众用户之间的桥梁，信息发布系统管理员选择需要发布的档案数据，并为每个发布的档案数据制定不同的发布策略，确保不同的用户只能访问相应的权限范围内档案数据。
由于档案数据其自身的特性，档案信息发布对安全的要求远远高于其他类型的发布系统，档案数据的发布需要严格限制不同用户的访问范围，各级领导、普通用户访问范围是不一样的。因此档案信息发布系统的重点是 发布策略 ， 发布策略 定制功能从单用户、IP地址两个方面灵活地控制档案信息的发布范围，确保动档案信息不被非法访问。
除了 发布策略 外，发布系统提供了各种设置功能，可以让用户定制网站的各个部分，如菜单的设置、网站风格设置、发布内容风格设置等，此外，系统还提供各种辅助功能，如：新闻发布、网站访问统计、网站访问日志、网站链接、栏目推荐、调查统计等，通过这些功能用户不需要任何专业的知识就可以轻松创建一个属于自己单位的功能强大的网站。
发布系统可以作为档案部门的门户网站，如果已经有网站，发布系统可以提供各个模块的嵌入代码，用户把这些嵌入代码复制到现有网站中就可以很容易地将发布系统中查询、新闻发布等模块嵌入到现有的网站中。用户不需要编写数据库查询程序，直接使用发布系统就可以完成查询功能的定制。