产品概述： 企业为什么需要文档管理 文档是企业重要的智力资产。在企业中，文档一般都以电子文档的形式存在，比如微软.doc格式，xls格式，ppt格式，pdf格式，纯文本.txt格式等；从内容上，可能是商务合同、会议记录、产品手册、客户资料、设计文档、推广文案、竞争对手资料、项目文档、心得等。这些文档，可能是过程性质的，也可能是公司正式发布的文档，可能处在编写阶段，也可能是已经归档不能再修改的。企业在进行文档管理的过程中，经常会碰到以下的问题： 文档存储，管理困难 企业经过日积月累，文档的数量和容量都很庞大，特别是知识型企业。并且文档类型、格式、用途多种多样。庞大的文档量，即使浏览一遍标题也需要花费大量的时间，靠人工有效管理几乎不可能。 文档存储结构难以规划 企业在发展过程中，没有科学的方法针对企业形成的文档进行合理地进行规划，公司、部门、个人不同组织层级的文档如何存储。 文档查找缓慢，效率低下 文档查找是一件效率很低的工作，每天需要花大量的时间去查找文档资料。传统的人工方式和资料柜管理，查找非常缓慢。即使在本机上搜索，从大量文件中查找到所需要的文档也是一件耗时耗力的工作，且大多数文档根本无法进行全文检索。因获取信息和文档慢可能导致失去商机的情况发生。 文档版本管理混乱 由于工作文档经常会被不断地修订，有些文档多达数十乃至上百个不同的版本，文档版本繁多，难以整合和统一管理。很多用户会用新版本覆盖老版本，但是这种情况下，一旦用户需要恢复老版本时，已经很难找回来，造成知识流失。另外也经常发生因使用错误版本而导致客户流失的事情。 文档安全缺乏保障 由于大量文档处于不被管理的无序状态，文档被病毒感染、意外丢失、权限控制不明等情况屡屡发生，使文档的安全性无法得到保障。另外纸质文档的抗灾难性差。 文档无法有效协作共享 目前，除了少量文档通过共享目录、邮件、网络即时通讯软件被不同员工共享外，大多数电子文档属于某个员工的 私产 ，难以及时获取所需的资料。同时缺乏高效的共同编写文档方式（合同、解决方案等)，造成文档共享协作不方便，导致企业员工之间、企业与客户、供应商、合作伙伴之间无法有效进行文档共享和协作。 知识管理举步维艰 大量文档分散成各台电脑上，一旦有员工离职，相关的大量工作文档被直接带走丢失，或沉落于电脑中，成为 不为人知 的秘密，由此带来大量文档资产的流失（人才流失=知识流失）。企业内部缺少分享经验和共享知识的环境和氛围。另外纸质文档缺乏电子化工具，难以重用。 产品功能： 一正启源青云文档管理系统，为企业中的个人、部门以及工作组团队提供工作文档资料的安全集中分区存储空间，依托于微软SharePoint2010平台，结合青云核心技术框架，支持多站点分区存储、文档的在线模板构建、文档在线预览及转换处理、文档共享和审核协作生命周期管理，支持文档的多维管理、深度搜索并提供强大的文档检索机制。通过一正启源青云文档管理系统，企业可以高效、快捷地解决文档存储、文档安全管理、文档定位查找、文档在线创建及预览、文档协作编写及文档发布控制等问题。 产品特色： 界面和交互 支持多种浏览器 整个界面采用标准的SharePoint标准技术开发，不需安装任何特殊插件，可在IE8及以上版本、firefox、Safari、chrome、等浏览器中流畅使用，甚至支持移动终端的访问。 注：Firefox、Safari、Chrome浏览器非官方推荐使用浏览，在局部功能层面上支持有限。 Ajax页面局部刷新技术 青云文档管理系统的操作界面，采用Ajax页面局部刷新技术，操作响应速度很快，能提供良好的用户体验。 消息主动提醒 采用Ajax技术，如果用户收到消息，可在web界面上主动弹出消息推送给用户，实现消息的即时通知。 结合MicrosoftLync2010，即使是用户没有登录进入文档系统，也可以实现客户端类似QQ、MSN等消息沟通工具的消息提醒。 集成与可扩展性 文档管理流程自定义 通常在企业的文档管理过程中，企业会依据自身的特点来对文档的流程进行定制，满足企业自己的需要。青云文档管理系统可以轻松地与青云工作流产品进行整合集成，利用青云工作流的高度灵活性、可定制性，来实现文档管理的流程定义。 组件化支持 青云文档管理系统是基于MicrosoftSharePoint2010上定制的一套满足企业文档管理需要的通用产品，其在功能设计上完全采用标准的SharePoint2010标准组件化技术，因而用户可根据自身需要，扩展定制开发相关组件，轻松接入到该产品。 负载均衡支持 青云文档管理系统在大量用户使用过程中，部分功能会占用CPU、内存较多，可能导致性能的瓶颈。随着企业规模扩大，用户使用人数的增加，青云文档系统能够实现平滑扩展，按企业需要适应：

1. 构建SharePoint2010企业应用服务器场，使用分布式技术及SharePoint负载均衡技术来分配资源。
2. 将异步作业耗时长的操作通过后台执行，这样可以避免冲突，提升响应速度。比如针对文档的预览、转换等。 青云文档管理系统创新点

• 按组织结构分区存储文档库，文档结构清晰明了，规范企业文档管理
• 支持Office系列文档的在线创建、编辑、保存，实现多人在线文档协作
• 统一文档模板库管理，可配置的模板应用，提升文档写作效率
• 可接入一正青云文档在线平台，随时随地获取更新文档参考资料
• 结合一正青云工作流引擎，实现灵活的文档在线审核审批
• 各种Office/PDF/TXT文档、图片文件的在线预览
• 扩展文档标签应用，集中式标签管理
• 各种Office/TXT文档的PDF转换
• 各种图片文件的水印加注，保护企业知识产权
• 支持AD认证、数据库表单认证多种方式
• 扩展权限管理应用，简化企业权限管理体系
• 数据初始化导入工具支持
• 采用Ajax技术、Web2.0的易用界面、兼容IE/Firefox/Safari等多种浏览器
• 采用SharePoint2010技术标准，与微软产品系列无缝集成