软件说明
易讯诚公司致力于打造一套适用于具有中国政府机构、企事业单位、集团型企业、大型企业、连锁企业等适用的、可扩展的文档知识一体化管理平台,在基础功能模块的安全、稳定的前提下建立多种文档管理处理及数据管理功能。她将作为企业的数据中心集成、收集、管理、应用综合系统平台,使企业内、外的各应用系统紧密协同,充分发挥资源共享的优势,拆除信息孤岛的壁垒。 易讯诚文档知识信息一体化管理系统与其它传统的文档系统有着很大的区别。她是根据企业管理的实际情况需要出发,将企业各个部门的文档管理进行汇集并纳入统一的管理体系当中。系统除了常规协同系统中所具有的文档管理、知识管理、等功能外,还可以根据不同企业的行业文档管理特点将合同管理、制度管理、图书管理、图档管理及资源管理一并纳入其中,从而形成了真正意义上的文档知识信息一体化管理系统。 系统技术特点 ■易讯诚文档知识信息一体化管理系统基于SOA构建思想J2EE(JAVA)+JSF+EJB3.0这国际领先的技术构建体系实现,是一套纯B/S结构的管理系统平台。所有日常办公、文档管理操作及数据处理全部采用IE(8.0以上)浏览器实现,用户无需安装客户端软件,从而大大降低维护成本; ■全方位安全防护体系,对文档的使用采取多级控制手段。在文档的打印、下载、上传、浏览、共享等方面进行了严格的定义以对文档拷贝、拷屏等都做了控制处理; ■文档调阅管理采用易讯诚核心技术模式,引入工作流驱动引擎机制。对具有一定保密程度的文档及知识信息必需通过事前申请方式获取,否则将无法直接使用; ■系统采用J2EE技术体系构建,使用JSF技术框架实现客户界面的开发,使用EJB技术框架实现后台文档管理逻辑,EJB开发的程序可以做到分散部署、灵活扩展之目的; ■文档管理系统在数据库系统采用SQLServer或Oracle数据库设计,程序通过中间件(Hibernate)访问多个数据库的配置,可以不受数据库类型的限制,固可轻松配置使用SQLServer或Oracle; ■文档管理系统运行环境采用JAVA开发,可以部署在Jboss、WebLogic等J2EE运行环境中,不受服务器操作系统的限制。 系统功能特点 ■易讯诚文档知识信息一体化管理系是一套真正意义上的多组织、多机构并行的大型信息系统,用户可根据企业的实际情况自行建立从总部到分支机构运行体系。各个分支机构可独立建立文档管理体系、权限体系、工作流程体系。并发用户可实现千人级; ■服务器端集中存储系统数据全部集中保存在数据库中,包括备份数据,全部通过客户的服务器实现集中存储; ■多版本管理系统提供的word格式保存功能,可兼容2003与2007等版本。 ■系统支持全文检索将提供多维检索条件组合的方式,实现对档案信息的全文模糊查询; ■丰富、便捷的检索方式,在档案检索功能将以档案信息中的多个字段为检索条件,可实现多维模糊检索; ■文档发布、更新事件自动通知,系统可以实现通过发布、修改保存等操作,触发系统消息提醒功能,由系统自动发送系统消息给特定用户; ■支持多种文档排序方式在档案保存的目录中,用户可按照不同的属性对当前页档案信息的顺序进行排列; ■文档类型无关,系统支持多种格式的电子附件上传; ■按照组织、部门和个人模式建立文档库,系统授权的档案管理员可根据不同类别的文档分别建立目录,实现文档分类保存; ■多级分层次的文档类别管理,系统针对每一层目录,灵活授权用户进行维护。包括目录维护、文档维护等; ■灵活的独立多级权限管理,系统提供自上而下的授权模式,实现多级权限管理; ■特有的管理员模式,系统管理员可通过授权档案管理员最高权限,管理全部档案目录和权限设置; ■多种访问控制模式,系统提供针对目录和文件独立授权的方式,实现用户对文档的查看、打印、复制、附件下载等操作的权限控制; ■集中和分散的授权管理模式,最高权限档案管理员可通过多种方式,授权下级文档管理员权限。实现集中管控,分散管理的监管模式; ■特有的授权继承模式,系统可支持档案目录权限自动授权给目录下的文件,在不与上级权限相冲突的前提下支持用户对文件权限独立修改,实现文档权限继承;用户分享查看文件时,也可已将当前用户所拥有的权限临时分享给其他用户,实现访问权限继承; ■支持访问授权申请,系统可提供多种文件权限设定,实现用户对文件的访问控制; ■在线Office文档编辑,系统支持对文件、档案内容的在线编辑,并实现office文档修改留痕; ■在线Html文档编辑,系统支持对文件、档案内容的在线编辑; ■Office文档受控访问,系统可提供多种文件权限设定,实现用户对文件的访问控制; ■Office文档模板和Html文档共享模板,系统可提供给用户在文档编辑的界面导入文档模板; ■常用文档设置,系统可授权文档管理员自行建立常用文档类别目录,并对该目录进行维护和授权; ■支持读锁定、写锁定系统可通过访问权限以及后台权限设置,控制用户对文档的查阅以及读写操作; ■支持纸质文件扫描,系统支持档案以扫描上传附件的方式保存文档案资料; ■自动文档类型识别,系统实现针对外部扫描设备的自动对接,并且将扫描文件的信息自动保存到档案库中;(需要客户提供可自动识别文件信息的外部设备) ■灵活共享,系统通过多种授权方式控制用户访问的同时,支持用户文档查阅并根据用户权限对文件授权共享; 系统功能模块 ■规章制度 规章制度是企业管理的重要手段,传统行业往往是制度健全但员工的深入程度欠佳,很多企业的员工甚至对本企业的规章制度知之甚少。文档管理系统在对系统设计的同时充分了解到企业在这一点的欠缺。所以在系统功能上把企业的规章制度作为一个功能模块设计其中。员工可以通过本系统随时了解企业内部的各项规章制度,以便更加了解企业及员工的权益保障。 ■个人文档 个人文档功能模块功能同WINDOWS的 我的文档 功能大致类似。本系统所提供的个人文档功能主要是为方便用户可以管理重要保密文件的同时,更主要是由于用户经常会有异地办公处理文件的需要。用户在将文件以附件的形式上传至本系统当中,以便于随时调用。文档管理系统将更好的体现信息时代办公的魅力; ■ISO文档管理 除了个人文档,系统中还提供了一套完全符合ISO体系认证的文档保存和查阅的功能方式。这种方式的特点在于它不但能够对文件的查阅进行授权,而且可以对文件附件作出包括查看、打印、下载等权限的控制。附件本身支持在线浏览功能,浏览过程中用户不能修改和复制内容。这样就做到了对信息安全予以保护。 ■档案管理 文档管理功能类似企业的档案室,在文档管理系统当中,文档管理全部采用电子化集中管理。企业员工可以根据其权限随时调用文档资料进行工作及查阅企业内部历史文档资料信息。电子文档管理与传统方式的档案室管理更加便于统计、查询、保管。更大限度的避免了因文档管理人员岗位变化对文档管理带来的麻烦和问题。 ■合同管理 合同管理功能将企业中各类合同的查看、申请、付款、供应商、提醒等信息综合在一起进行管理。企业员工可以通过在线提交的方式进行合同以及付款的流程审批,实现无纸化办公。除此之外还能帮助用户实现合同、付款提醒,合同供应商过往合同付款记录查询,真正将合同、付款、供应商实现一体化管理。 ■知识管理 知识管理作为企业而言是非常重要的,如何将企业多年的经验、积累以及沉淀下来的知识能够通过系统进行有效的管理,是现在当今越来越多企业的需求。针对此种情况,文档管理系统中特别设计开发了企业知识管理功能,用于对企业的知识信息进行管理。但由于知识库管理是一个范围很广的系统工程,所以在设计上我们采用由浅入深的方式进行开发。在第一阶段主要实现的是对企业知识信息的积累个管理。用户可以根据自身的工作需用在此建立知识库信息,并可以通过权限其进行维护、管理。知识库类别的设置和建立将通过管理人员或专管人员在后台完成。系统只赋予普通用户操作及简单维护的功能。在知识管理功能模块中,我们力求做到简便、实效的设计理念。 ■图书管理 企业因发展需要,会购置各种图书已被工作人员使用,通常采取传统的方式进行图书管理,对图书的存量情况、借阅情况都没有一个行之有效的管理模式。文档管理系统将图书以资源的形式纳入管控当中,对图书实行集中、分类管理模式。对图书的借阅情况、使用情况都进行系统化的管理。 ■图档管理 对于企业的各种图片资料可通过分组、分类形式进行集中管理。用户可根据其权限进行调阅、在线浏览及下载。图档管理功能模块式易讯诚公司文档知识一体化管理系统的一个特色小功能模块,但其价值和意义却非常重要。图档管理可识别JPG、GIF、PNG等多种格式的图片属性。 ■资源中心 资源中心功能模块与图档管理一样也属于易讯诚公司文档知识一体化管理系统的特色功能之一。对于企业日常工作相关的一些常用表格、文档资料、软件工具等文件可通过资源中心集中保存,相关人员在需要使用这些文件时可随时随地下载到本地使用。系统在文件类型上可实现多种格式下载支持,对文件大小从技术上可实现2G文件上传、下载。