你是否正在为低效的采购流程而苦恼，并且缺乏一个集中的地方来跟踪你的采购数据？根据研究，采购部门内低效的采购流程比有效管理采购流程的公司多花费30-40%。
什么是采购流程？
采购流程使企业能够购买企业运营所需的产品或服务。这可能是制造最终产品所需的原材料（直接采购）或办公室所需的办公用品（间接采购）。
采购流程使企业能够获得有效运营的产品或服务，它涉及几个步骤，包括确定需求、选择供应商、谈判条款、下订单，以及接收和检查产品或服务。
每个企业都可能遵循不同的采购流程来满足其供应链的需求。与直接采购相比，间接采购的正式采购流程可能非常不同。
一个是专注于审查供应商并有严格的质量控制过程，另一个是商品采购，你可以从任何提供最佳价格的供应商处购买。
这就是为什么企业必须记录他们的采购过程，并确保他们的员工记录和遵循独特的要求。
改善采购流程的6个思路
思路1：制定采购政策
制定采购政策是实施可扩展且有效的采购流程的第一步。
采购政策为整个企业在采购团队需要的产品或服务时提供了共同语言。以下是你在采购政策中必须解决的具体事项：
-设置审批限制，确保每个人在审批方面保持一致。
-定义招标门槛以及获取标书的过程。
-定义应如何提出采购请求。
思路2：采购流程自动化
发出采购订单的平均成本在60元到500元之间。这是创建采购订单和让适当的利益相关者批准的成本。换句话说，流程越复杂，成本就越高。
越来越多精明的管理者使用如8Manage SRM这样的采购软件将其自动化，并减少创建和批准采购订单请求的时间。
8Manage SRM采购软件提供以下功能：
● 数字化采购请求过程，使员工可以轻松地请求采购。
● 自动审批，采购请求可以自动转给适当的人审批。大多数公司的采购审批周期缩短了40-50%。
● 自动生成采购订单并将其发送给供应商，这样就不必手动生成采购订单。
● 追踪采购订单的整个生命周期。
思路3：跟踪你的采购审批周期
大多数企业过度执行采购审批流程，采购审批周期较长，供应商不能及时收到采购订单，导致产品延误。
想改善这样的情况可以遵循80-20规则进行审批。只有80%的花销才由高级管理层批准。这通常占交易量的 20%。这意味着高级管理层只批准较高金额的采购请求。
而剩下的80%的采购交易，应该由部门的采购经理或部门主管审查。
软件支持按部门、费用等级等设置审批流程，自动校验采购预算并审核。缩短整个采购审批周期。通过优化采购审批流程，你可以节省企业资源，并确保供应商及时收到采购订单。
思路4：了解对应付账款的影响
当你考虑无缝采购流程时，也应该考虑其他团队如何在他们的日常运作中使用采购订单数据。
应付账款团队花费大量时间来审批发票，因为：
● 他们没有办法使发票与采购订单自动匹配。
● 发票并不直接来自供应商。他们总是要从不同的利益相关者那里获取信息。
● 发票上缺少采购订单信息，团队需要调查以找出合适的采购订单。
使用采购管理软件，企业可以在整个供应链中强制执行合规性，并通过自动三向匹配来控制采购，以减少处理发票的时间。该匹配将发票与采购订单和 GRN 进行比较以确保一致性。你不需要手动批准每张发票，流程也加快了。
思路5：利用支出数据来降低成本
如果你实现了采购流程的自动化，意味着可以将所有采购历史记录集中在一处。那么就可以使用这些数据来分析支出模式，并确定节约采购成本的机会。
● 分析你的支出模式，寻找合并采购量的机会，以获得更好的批量折扣。
● 如果你从单一供应商处采购，可以考虑降低整体的TCO（总拥有成本）。
● 你可以延长与供应商的付款期限，改善现金流，减少需要支付给供应商的金额。
采购软件 可以帮助你主动收集支出数据，并对数据进行分类。企业可以使用可定制的、视觉丰富的报告，根据支出类别（跨供应商、部门、产品等）捕获数据并将数据分组。
思路6：改善供应商关系
利用采购数据来确定你的最佳供应商，与你的最佳供应商建立更好的关系。
以下是一些实施的思路：
● 使用采购数据来确定哪些供应商能按时交货。发货延迟会导致生产延误，并因为加急运输而导致额外的成本。
● 你可以使用采购数据来确定订单履行率。订单履行率意味着供应商按照你的交货时间表和你要求的数量交货的频率。交货越多，接收和创建采购收据的成本就越高。
● 你可以用评级系统来评估供应商的绩效。
帮助企业建立完善的供应商信息库，实现企业与供应商信息互通。同时，系统 对供应商行为进行多维度评估，以支持招标方对供应商的淘汰决策，不断优化企业可利用供应商资源结构。
综上，通过实施 8Manage SRM采购管理软件增强采购流程，企业可以获得以下好处：
● 从批准到将采购订单发送给供应商的采购订单流程完全自动化。
● 管理采购订单更改非常简单，因为更改可以直接在系统中完成。
● 支出仪表板可让企业随时全面了解支出。