一般来说，外包项目管理比企业内部开发项目的管理更复杂，担负更大的风险，需要更紧密的进度和质量监控。企业在使用主要或专门的内部团队时，管理外包项目可能会产生许多压力。然而，导致外包项目脱轨的原因通常不是外包商的技术能力，反而是缺乏沟通，双方对于什么是重要的以及如何将不同组织融合成有凝聚力的组织缺乏共识。

那么，项目经理应该如何在预算内使外包项目保持正轨？以下是一些有用的方法和建议。

1、帮助外包方（或多方）了解你的业务和目标

让外包方或多方了解你的业务和目标不需要无休止的培训课程和冗长的文档交换，只需要共享你的业务、客户、业务流程和人员等这些重要的元素。能分享的有效元素越多，外包商就越有可能与你的商业目标保持一致，并且能创造真正的价值。

2、确保所有人都按照相同的“剧本”工作

你需要创建一个“剧本”，里面包含所有组成首选方法的片段部分，从而确保所有人按照相同的“剧本”完成任务。“剧本”包括流程工作流、标准操作程序和文化价值观。这有利于需求的一致应用。设计良好、经久耐用的工作流来确保准确性，推动整体有效性。此外，向团队提供必要的背景信息和材料非常重要，这能帮助他们进一步简化和管理项目。

3、确保所有人都在处理相同的文件

通过确保文件只有一个权威版本，使分布全球的团队能够像在同一办公室那样合作。这支持团队在同一时间处理同一份文件，不用复写其他团队的工作。这对于设计、软件开发、架构和工程等应用程序来说尤其重要。在这些应用程序中，文档完整性问题可能导致重大延误，并带来大量额外支出。

4、定期同步

事先同意根据固定时间表进行更新。同步可以每天或每周完成，但要严格遵守约定的时间，特别是你的外包团队在另一个时区之时。有效沟通是创建更高效、更有成效和更有利可图项目的关键，特别是与新员工或非现场员工之间的沟通。

5、定期进行沟通

外包项目需要更多时间去沟通和协调，才能保证需求与实际开发结果一致。面对面的沟通，即便是通过电子方式沟通，对于你与你的团队建立稳固融洽的关系至关重要，这能确保在目标和里程碑上保持一致。

6、尊重团队中的外包成员

你应该花些时间了解团队成员，通过视频会议或其他方式，把面孔和名字联系起来，了解什么让他们感兴趣。关键是：将你的外包团队当成合作伙伴那样对待，只有你期望他们成为合作伙伴，他们才会成为合作伙伴。

7、拥有良好的项目管理软件并确保各方使用

为您的团队提供有效的项目管理工具，比如8MSaaS PM，这能让他们协同工作。通过直接访问项目数据，团队成员可以花更少时间跟踪信息，花更多时间提高工作效率。项目团队成员和项目关系人都能看到项目详情，使所有人达成共识。

8MSaaS PM项目管理工具采用多方实时业务直通模式，能自动连接多方，实时管理合同、项目、资源、活动、产品、交付、收入及项目预算等，更好地实现端到端业务全自动化，以及快速获悉业务项目进度、各个延迟及问题的影响与原因。另外，8MSaaS PM使用独特的实时交易型的事务处理技术，有效保持项目数据的完整性，克制人的不诚实，有助于推动企业外包项目成功。