从多方面来看，相比私营部门，公共部门组织一般更为保守。就采购而言，公共部门的采购在透明、公平和责任方面有更高的要求，采购程序相对复杂、费时、需要多级审查批准。

如何改善公共部门采购效率？部署电子招采工具是更佳办法，它可以使我国公共部门的组织更有效率，改进合规性，提高透明度。

那么实施电子招采工具应该从哪里开始？在开始之前应该知道什么？

首先我们要明白，由于公共部门采购的独特复杂性和要求，甚至对最周密的计划和执行团队都构成了挑战。

无论你是从传统的纸质流程转向电子流程，还是从旧流程转向新流程，以下7个经验将帮助你实现组织机构与流程、期望与系统之间的一致性。

1、沟通管理

不能有太多的沟通，即使它增加了项目的时间线。有效的沟通最终还是要得到认同，并为利益相关者提供一个有影响力的声音。

集成和迁移计划应该提前几个月进行沟通，并且可能需要重复，以确保核心信息能够传递给最终用户。早点掌握更多的信息，并定期以直截了当的方式呈现，会增加每个人的信心。这可能包括项目进展的海报、演示和内部影响者的动员。

2、变更管理

沟通是变更管理的更大部分，但也值得独立考虑。

首先，要非常清楚实施愿景是什么。确保有一个专门的变更管理工作流可以降低整个项目实施的风险水平。

每个变更的过程或系统都需要独立管理，以将对供应商的影响降至最低，并保持集中数据的完整性。建议你设立一个变更控制委员会来管理实施后的改进请求和评估。

3、执行级项目发起人

实施团队必须在各机构中有合适的代表。执行层面的项目发起人需要知道他们将需要什么，以及计划的时间表是什么。

根据以往经验，如果他们愿意支持，他们将对结果产生积极的影响。赞助商群体的稳定性至关重要，如果项目发起人频繁更换，可能会失去连续性、一致性和影响力。

4、保存流程并尽快提取数据

随着8MSaaS SRM等新电子招采技术的实施，哪些政策会发生变化？更大的变化发生在哪里？提出和回答这样的问题有助于实现领导人和合作伙伴进行变革管理。

过程文件和沟通计划必须齐头并进，并在项目期间保持最新。你需要新的正式程序，例如用户应该如何与支持团队交互的策略。

数据需要类似的思考和维护。随着数据请求的到来，采购满足这些请求的能力对于用户的接受很重要。数据需要完全转换并集成到新系统中才能成功上线。

5、用户验收测试

如何评估电子采购平台是否满足企业的的当前需求，以及它在未来如何发展以保持有效性方面，用户拥有发言权。

测试人员应该广泛参与，并以明确的“通过”和“不通过”的标准为指导。用户必须根据需要积极参与测试，并提供所需的反馈，在实施开始之前参与测试符合他们自己的更大利益。

测试人员将验证数据迁移/集成及过程的一致性和接口。此外，每个测试人员在实现和推出期间都可以是一个扩展点。

6、支持团队知识转移

任何参与实施的团队必须从项目开始就包括在内。对于需求定义和预先选择来说尤其如此，并且对于压缩的实现时间来说，这是一个关键的成功因素。

支持团队可能需要多种形式的培训，并且应该有一个正式的计划来保持他们的最新情况。请记住，一些用户将不得不学习如何使用系统以及如何管理系统。

7、实施人员配置水平

核心团队成员和项目领导的人员配备必须根据实施工作的需要进行调整。

项目进度及阶段如何与团队成员的其他工作职责保持一致？同样的思考过程应该扩展到更大的采购团队。比如，是否有任何采购项目会在交叉时间被抓住？

人员配备不仅仅是项目团队兼职人员的问题，重要的是要考虑有多少全职人员将致力于每项任务。若人员不足则要尽快增加资源（和额外资源）。

从选择到执行再到持续支持的过渡需要尽可能顺利和无缝。

清晰的沟通和积极的倾听将对采纳产生重大的积极影响，积极参与的执行赞助人和充足的人员配置也会起到同样的作用。

另外，拥有一个经验丰富的实施领导，或者花时间研究和学习其他实现方法，对用户满意度和系统投资回报率至关重要。

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