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什么是项目依赖关系和约束?该如何管理?

一个项目不是独立存在的,而是受其所处环境的约束,项目成功与否取决于它们所处的环境——公司环境和公司外部更广泛的环境。

一个项目不是独立存在的,而是受其所处环境的约束,项目成功与否取决于它们所处的环境——公司环境和公司外部更广泛的环境。项目依赖关系和约束是项目管理中重要的一部分,在本文中,我们将详细介绍关于项目依赖关系和约束的所有内容。

一、什么是项目依赖关系?

在项目管理中,项目依赖关系定义活动执行顺序的关系,表示两个活动(前导活动和后续活动)中一个活动的变更将会影响到另一个活动的关系。例如,如果必须在开始活动B之前到达活动A的开始或结束日期,则活动B依赖于活动A。

依赖关系应该在项目管理文档中列出,这样它们是透明的,每个人都具有相同的信息。在准备项目进度表之前,了解活动之间的依赖关系有助于确定活动的顺序。

以下是三种常见的活动依赖关系:

● 完成-开始(FS)——最常见的依赖类型。 活动A结束,然后活动B就可以开始

● 开始-开始(SS)——两个活动必须同时开始

● 完成-完成(FF)——两个活动必须同时完成

二、项目依赖关系的类型

1.公司内外和项目内外的依赖关系
① 公司内、项目内:这些与顺序项目活动有关,它们发生在公司的“墙”内以及项目的框架内。
② 公司内、项目外:这些依赖关系会影响公司内部但项目之外的事情,比如其他部门作为其他项目一部分进行的活动。你可以在程序中找到很多这样的元素,因为不同的项目在某些元素上会相互依赖。
③ 公司外、项目内:针对项目而开展但由公司外部资源进行的活动。这可以由供应商完成。
④ 公司外、项目外:你不会经常对项目产生依赖,就好像它超出了你的项目范围,通常不需要处理。但是,将它们放在依赖矩阵中就可以很好地完成任务!例如,第三方进行的活动需要项目外部的人员进行审查,然后才能继续进行你正在做的事情。

2.上游和下游的依赖关系
① 上游依赖关系:指的是在项目开始之前必须发生的事情,也就是说,在开始一项工作之前,你需要等待一个活动完成。例如,我们的项目对基础设施项目有上游依赖关系,以便在我们的项目可以使用基础设施之前完成它。

② 下游依赖关系:是你的项目在其他事情开始之前必须交付的东西,即其他人在他们开始工作之前等待你完成活动。例如,John对你的工作有下游依赖性,因此,在需要计划他的项目时,要让他知道你的工作何时能完成。

三、什么是项目约束?

约束与依赖有关,约束与依赖都会影响我们安排工作和计划资源的方式。约束与依赖类似,它们都会影响你交付项目的方式。但是,约束是限制你选择的东西。

以下是一些约束示例:
●必须在六周内完成这个项目——六周的时间限制就是一种约束。
●必须按照品牌准则开发软件——品牌准则是对开发团队创造力的一种约束。
●只需用一个发夹和一卷胶带即可固定设备——可用的材料是一种约束。

四、项目约束的类型

1、项目范围约束:项目的范围就是规定项目的任务是什么。对于项目的范围约束,不能忽视项目的商业目标,而偏向技术目标,避免产生项目最终结果与项目干系人期望值之间的差异。

2、项目的时间约束:项目的时间约束就是规定项目需要多长时间完成,项目的进度应该怎样安排,项目的活动在时间上的要求,各活动在时间安排上的先后顺序。

3、项目的成本约束:项目的成本约束就是规定完成项目需要花多少钱。对项目成本的计量,一般用花费 多少资金来衡量,但也可以根据项目的特点,采用特定的计量单位来表示。

五、如何确定项目的依赖关系和约束条件?

作为项目经理,你面临的挑战是在各种环境约束下找到成功交付项目的方法。识别和评估依赖关系和约束是一项有用的活动,因为许多项目决策都将基于此信息。如果无法满足依赖关系,或者约束过于严格,则会影响将项目交付至原始计划的能力。以下是识别和检查项目中所有依赖关系和约束的5个步骤。

步骤1:创建所有项目依赖项的日志

了解了什么是依赖项后,项目经理可以使用8MSaaS PM项目管理工具中已有的模板建立依赖/约束日志来记录所有对项目有影响的依赖项,包括谁负责管理依赖关系和所有其他相关信息,是内部依赖关系还是外部依赖关系。如果它是一个外部依赖项,则可以添加一个链接,以查找更多信息。如果外部依赖关系是另一个项目,需要记住要定期与其他项目经理来评估对项目的影响。

步骤2:创建所有项目约束的日志

你可以使用与记录依赖项相同的文档,记录所有对项目有影响的约束。如果你觉得创建一个单独的日志更合适——例如,如果你有很多约束,则可以随意创建另一个文档。

步骤3:确保项目启动文档中有主要依赖关系和约束

将主要的依赖关系和约束转移到你的项目启动文档(PID),目的是将有关该项目的所有关键信息集中在一个位置——PID(或项目章程)。如果没有太多依赖项或约束条件,则可以将它们全部包含在PID中。如果日志中有很多条目,请考虑哪些是最高优先级的,并且只包含它们。

 


步骤4:确保主要依赖关系和约束都在风险日志中

项目外部的依赖关系通常具备风险,尤其是当依赖第三方来交付某些项目时。限制因素,如用户测试人员的有限访问等限制也是潜在风险,因此请确保也将其记录下来。事实上,如果你已经知道约束将成为一个问题,那么就将其记录在你的问题日志中。

第5步:就如何监控依赖关系和约束达成一致

除了拥有日志和最新的PID或项目章程,你还需要找到一种定期评估依赖关系和约束的方法,以便可以管理它们对项目成功交付的影响。如果你对其他项目有外部依赖性,请与相关的项目经理进行沟通,并商定如何在事情发生变化时让彼此知道。

对于异常报告,你可以使用这一个原则:只有当事情不按计划进行时才向其他人报告。如果你的项目依赖于另一个项目在某个日期之前完成某个活动,并且看起来将要完成,则另一个项目经理只会在看起来现在无法完成时,才向你报告。

管理内部依赖关系的一种简单方法是,记住在项目团队会议中进行讨论。项目团队成员越了解项目活动对他人工作的影响,他们就越有可能在出现问题时发出警告。但是,如果有疑问,就去问他们,并将其作为例行会议的常规议程模板的一部分。在这些会议期间,你还可以更新日志,以包括随着项目的进行而出现的任何新的依赖关系或约束。

当然,对于那些已经出现在风险日志的依赖关系和约束,风险管理将根据如何审查和管理风险进行处理。

项目依赖关系和约束是制定项目计划时要确定的内容,使用8MsaaS PM项目管理工具,能帮助项目管理者理清项目中的逻辑关系,进而更好地制定项目计划,实现项目目标。

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作者: suifengmianlai

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