这篇文章告诉你那些开源帮助文档编写工具的利与弊！
研究表明，目前39%+的千禧一代用户在产品使用问题咨询前，都会先自主查阅公司帮助中心的产品使用说明文件。可见，一个出色的客户服务离不开一个优质帮助文档的支持。
但自行创建帮助文档可能会面临一大笔时间、资金和人力成本，因此，很多公司选择求助于开源帮助文档编写工具来简化流程，节约成本。
什么是开源帮助文档编写工具？
再洞悉其利弊之前，我们先来看看什么是开源帮助文档编写工具。使用开源帮助文档编写工具，你可以获得免费应用程序和自定义其源代码的能力，并将其运用于设计、发布和维护自己企业的帮助文档。
对于开源工具，小编也使用过几款比较典型的帮助文档编写工具。下面我们通过这几个例子来看看什么是开源帮助文档编写工具。
1、GitBook：帮助企业为用户发布漂亮的文档，并将团队的知识集中用于高级协作。
2、Hexo：快速、简洁且高效地博客框架
3、squido：一个超级简单的无代码静态HTML网站生成器
4、docuowl：文件生成静态单页文档
5、Docsify：一个神奇的文件网站生成器。与 GitBook 不同，Docsify无静态构建html文档
以上几款产品都是开源帮助文档编写工具的示例，他们都允许用户免费访问其源代码，也能进行不同类型的文档编写。当然，除此之外，还有一些云端SaaS工具，虽然不是严格的开源，但也能撰写帮助文档，例如Baklib，HelpnDoc等。
通过使用几款开源帮助文档编写工具，我们可以发现其也存在一些利与弊，下面文章将主要讨论这一主题，希望对有选择需要的读者提供一定的参考建议。
开源帮助文档编写工具的利与弊
下面，我们将主要从以下几个考虑因素板块来分别谈谈开源帮助文档编写工具的利与弊。
考虑因素1：部署实施问题
- 利：开源工具提供了自定义其源代码的免费访问权限，满足你帮助文档编写需求，且可以轻松下载并将其安装到本地系统。因此，如果你对帮助文档有复杂要求时，开源是非常值得考虑的。
- 弊：另一方面，开源工具的实施过程可能是比较耗时的，且需要一定的IT专业知识。但如果你需要即插即用的帮助文档的话，也可以选择文中提到的类似的帮助文档编写SaaS工具。
考虑因素2：成本费用问题
- 利：开源工具提供免费的源代码访问，使用开源的更大诱因便在于此处。
- 弊：但与此同时，天下没有免费的午餐，如果你想使用开源工具进行大量工作，或满足自定义需求时，你同样也将支付对等成本。特别是当你因此聘请专业人员时，你将承担一笔昂贵的雇佣费用。
考虑因素3：兼容性问题
- 利：开源工具能与有限的操作系统兼容。
- 弊：也正是其能够兼容的系统数量有限，因此若要在不同的系统和设备上使用的话，则需要开展大量工作进行自定义。
因此，如果你能确保技术支持且在固定位置使用，那么开源是不错的选择。但如果你想将帮助文档运用在不同系统或地域，甚至全球通用，那么无疑选择SaaS工具更适合，因为它们通过云部署，能与更多设备及操作系统兼容。
考虑因素4：数据备份问题
- 利：开源软件可以根据个性化需求自行选择性的备份和管理数据。
- 弊：但这显而易见存在一定缺陷。开源工具在数据备份方面，不像SaaS工具附带有自动数据备份的功能，使用开源软件要求你自己创建数据基础结构，以确保管理和备份工具上的所有资料信息，这意味着你需要具备专业知识，以及需要在数据管理流程上进行一定投入。
考虑因素5：数据安全问题
- 利：开源（open source software）的安全性问题一直以来都是见仁见智的，没有定论。早期的开源软件规模与影响较小，开发文档重视程度及安全开发成熟度都不高。但现今成熟的开源软件都会有在线及离线的文档，其中一些会有Wiki系统，方便使用者学习及反馈，创建完善的文档管理模式，这也是开源软件影响安全的因素之一。
- 弊：开源软件的定义是其源码可以被公众使用的软件，并且此软件的使用，修改和分发也不受许可证的限制。不难看出， 开源工具的开源代码可免费提供给下载该代码的任何人，因此其存在潜在的安全风险。如果使用开源工具，你的IT团队需要对工具的安全性进行密切监控，以防止黑客攻击，数据丢失。
考虑因素6：升级和更新问题
- 利：你可以使用开源工具进行升级和更新。
- 弊：在开源工具上定期升级和更新帮助文档在成本上十分昂贵，且需要专业知识以及能进行更改的原始代码。这一点与SaaS系统不同，因为基于SaaS工具撰写的编辑文档可随时进行更新。例如在Baklib上，对于即使已经发布出去的内容也能在后台进行修改或编辑。
考虑因素7：自定义和集成问题
- 利：使用开源工具的另一个主要优点在于可以满足自定义需求。当你的公司需要大量集成例如使用 CRM 或实时聊天软件）或复杂的自定义时，选择开源软件是非常适合的。
- 弊：但开源工具满足自定义和集成需求的同时，可能意味着需要一定的费用支持，以及配备专业的IT技术人员。
而对于云端系统而言，集成就稍显困难，而且其可能会限制开源软件。例如，微软的HTML帮助研讨会就只能将 HTML 页面转换为编译的帮助格式，若要获得完整的功能，可能需要合并几种工具。
适用性总结
通过以上对开源工具优缺点的总结，以及与SaaS工具的比较，我们可以基本判断开源和SaaS分别适用于何种情境。
1. 适用开源工具的企业：
我们认为开源工具在自定义和集成方面具有很大的灵活性，因此对于拥有专业IT团队，且对帮助文档有特定或较高需求的公司可以采用开源软件。
2. 适用SaaS系统的企业：
对于成本明确，具有特定预算，且明确自己需要哪些功能和服务的企业则可以考虑SaaS工具。且大多SaaS供应商会提供免费试用，或在一定范围内免费使用，以便你了解他们工具对你需求的适用性。
最后，无论你选择如何，都要确保这个选择能够满足你当前的业务及预算需求，是你团队的更佳选择方案。总而言之，在帮助文档编辑工具选择上，要舍得花时间，因为它决定着企业客户服务的成功与否。