不管是否被称为“项目经理”，相信我们都经历过被委任管理一个项目的情况：

你是否负责过办公室的设立或搬迁？是否负责过会议或研讨会之类的活动？是否负责过六西格玛流程改进或经营方法改善事项？如果以上问题任意一个回答为“是”，都可以说做过项目经理。下次有机会管理项目时，请注意以下有助于你成功的因素：

一、就项目目标达成共识。

确保与管理层、项目发起人和其他利害关系人就项目宗旨和目标达成一致意见。这个项目能解决什么问题？期望的最终结果是什么？这个项目有什么需要？目标应该具体并且可衡量。清晰可衡量的目标有助于定义项目范围。

二、制定明确定义的计划，并分配职责和责任。



制定计划不仅仅是将任务输入到软件应用程序中，还需要定义所有可交付成果，以及产生可交付成果的必要任务和相关风险。职责应分配给任务和可交付成果，并有适当的截止日期和责任。规划过程还应包括风险管理活动和沟通需求。制定项目进度表只是计划过程的一部分。



三、有效管理项目范围。



项目范围是在项目的目标设定和计划阶段定义的。如果范围不变就好了，但这才是现实世界！项目经理必须随时留意范围的变更，并有效管理这些变更。这些变更是否是项目成功的必要条件？或者仅仅是不错的选择？这些变更对预算和进度有什么影响？大家都认为必须进行变更吗？如何跟踪这些变更？范围管理是项目管理中相对具有挑战性的部分之一。



四、培养持续有效的沟通。



确定向利害关系人报告项目进展所需的沟通渠道。管理层和项目发起人可能想要定期的状态报告，或者只想要重点和例外情况。供应商、客户和/或消费者可能需要工作报告、合同和进度回顾。项目小组需要任务分配和定期简报。每个渠道的沟通频率和类型应该被定义和管理。将沟通计划整合到项目计划中，然后沟通，沟通，再沟通！许多项目之所以失败都是因为沟通不畅。



五、确保获得管理层的支持。



这与“就清晰的项目目标达成共识”有关。管理层必须同意项目是重要的，将增加业务价值，或解决一个紧迫的问题。如果管理层没有看到项目的价值，他们就不会愿意支持项目。如果缺少管理层的支持，人员和资金资源可能无法用于项目。如果一个组织有大量的项目，管理层的支持可能仅限于那些对业务成功至关重要的项目。缺乏管理层的支持是项目失败的主要原因。



使用项目管理软件来执行



以上五个关键因素的策略可以在执行方面带给你无穷帮助，但是你还需要正确的工具来确保你的项目能够成功。8Manage PM具有功能强大的工具套件，结合项目计划，资源管理，团队协作，收入与成本，时间跟踪和报告，帮你实现实时同步的项目计划与执行，及直通式的协作与交付。





1、轻松的项目计划



使用先进的项目管理软件的好处是在项目计划和进度安排方面实现自动化。在 8Manage 中，计划和执行实时同步更新。一个项目有且只有一个当前计划，所有的责任划分与执行状况一目了然，团队成员可以实时共享最新的项目进展情况。



2、平衡的资源管理



要成功交付项目，需要有效的资源管理策略，以使团队保持顶尖状态，而又不会因工作而超额预定。8Manage PM可以发现何时出现资源瓶颈，自动监测不恰当的依赖并在需要时警告相关人员，使资源与可交付成果的依赖尽可能明确。



3、实时的项目预算管理



8Manage项目管理软件可帮助控制从最初的工作陈述到最终交付的预算。借助系统，你可以通过关键财务指标了解每个项目的财务状况，能够跟踪计划支出与实际支出之间的关系，并确定收入或烧钱的地方。



4、可靠的进度跟踪



8Manage PM自动跟踪每个项目活动与可交付成果的时间与进度。逾期活动会自动亮红灯，并且系统会自动把预警信息发送给所有受影响的相关人员。系统内嵌评审和验收机制来监控每个可交付成果的质量并明确制作者和评审者的权责。



5、有效的内外部沟通



你可使用8Manage PM进行文档实时的归档，还可以把好的项目保存成模板，实现经验的积累和知识分享。通过8Manage系统，你可为客户提供登录和查看仅与他们相关的项目数据的能力。