传统的文档处理软件是基于独立客户端的。对于企业而言，员工个人终端上的软件数据存在一定的隐私保护限制，无法实现统一管理。将一个公司作为一个整体，从一个终端生成和发布大量文件，这意味着原始文档的几乎所有数据都存在于一个终端上。对于企业来说，这将使重要文件和数据有可能被泄露。

过去，为了避免重要文件和数据的泄露，企业要么统一配置办公电脑和办公系统，以确保所有文件在企业内部局域网中得到协调，但这种方法仅适用于中高端企业。对于中小企业来说，成本太高，包括布局成本和维护成本。

云计算的出现带动了大量基于云的协作工具和软件，包括云文档工具。云文档最早为大家所知的主要是两个笔记本应用品牌，印象笔记和有道云笔记。在企业数字化转型阶段，为了便于企业的统一管理，互联网公司希望继续跟进并推出企业办公软件的在线工具，如腾讯文档、石墨文档、飞书文档、baklib等。

为什么要使用在线协作文档？
实时协作：如果多个团队成员经常处理同一个可交付成果，文档协作工具将为您省去很多麻烦。
版本控制：这些工具的真正优点在于你拥有高级的“撤消”功能，大多数工具允许查看文档的先前版本并在需要时恢复它们。
管理审核流程的能力：通过电子邮件共享反馈可能无效，因为一般收件箱中有很多噪音。文档协作工具可让你和你的同事专注于手头的任务，消除所有其他干扰。
提高安全性：电子邮件可能被转发或意外发送给错误的人。文档协作工具使你能够控制谁可以访问你的文件。
使用情况跟踪和报告：这在许多情况下都很有用。想象一下，你正在培训一位新员工，并且你想知道他们是否看到了你的入职说明，或者你想知道你的老板是否看到了你上周发送给她的报告。
集中式知识库：一些文档协作工具包括将文件组织到可搜索库中的选项，这使得管理团队的集体知识变得更加容易。
在线协作文档的优势
1、注册账号登录安全性强
2、多设备兼容性可随时随地编辑
3、云存储功能容量大
4、实时保存不再害怕电脑停机
5、多人合作更新修改痕迹
6、软件创建多种类型的文档
好用的文档协同软件推荐
这里推荐Baklib。其是一款在线制作知识库、产品手册、帮助中心、API文档、产品介绍、在线手册等的软件，能够帮助企业实现内部知识协同和外部宣传。

它不仅仅是一个文档协作工具，它还是一个成熟的知识库，使您能够与您的团队或客户快速捕获、存储和共享信息。