灰色采购在组织中盛行的原因有很多，包括去中心化、缺乏可见性和依赖手动系统。相当多的采购专业人士——超过一半的行业调查受访者——自行为他们的组织采购用品，要么通过批准的供应商，要么通过采购然后提交费用报告。这种“非采购订单的做法”只是灰色采购能在商业环境中蓬勃发展的原因之一。

当费用发生在公司既定的采购实践之外时，就会发生灰色采购。它们的发生通常涉及未经批准的供应商，并可能导致多余或不必要的采购。灰色采购最常发生在间接支出类别中，因为这通常是在企业的职能或业务单位级别处理，而不是在企业采购级别。灰色采购的特点总结如下：
• 无法追踪公司开支
• 采购活动不完全透明
• 缺乏明确的采购方向和战略
• 员工在没有任何合同协议的情况下分发采购
• 不同部门从一个供应商处采购相同的物品

灰色采购发生的常见原因

1、没有明确标准的采购活动的发生

去中心化过程缺乏涵盖组织所有类型支出的系统，这会导致通过多个供应商采购相同或相似的商品。因此，企业无法获得应得的好处，例如大额采购的折扣。这种情况迫使企业为采购的商品支付更多费用。

在与供应商谈判价格时，采购物品的数量决定了买方对销售价格的影响。这可能会发生，因为供应商将会更有兴趣与企业合作。  

处理间接支出将导致不负责任的支出或未经授权从供应商处采购。因此，没有关于公司人员将钱花在哪里的明确信息。  

依赖手动采购流程

如果企业采购仍在使用手动和纸质流程，那么就无法了解所花费的资金以及可用的营运资金。自动化整个支出流程（包括间接支出）不仅可以让企业采购专注于核心能力并减少管理支出流程所需的小时数，而且还可以防止员工操纵流程的要素。操纵采购流程的任何部分都会增加你的财务风险。

如果没有涵盖组织内所有类型支出的系统，企业最终会出现零散的采购，即从多个供应商处采购相同或相似的商品。当企业的支出分散时，你会失去一些竞争优势，因为企业无法利用诸如批量折扣之类的优势。结果，企业为采购的东西支付更多的费用。如果企业采购正与供应商谈判价格，企业计划支出的金额越大，对定价的控制权就越大。从本质上讲，企业成为对供应商更具吸引力的业务伙伴。

8Manage SRM：摆脱灰色采购，向灰色采购说“不”

8Manage SRM 采购管理系统可以自动化企业整个费用流程，让采购人员专注于业务而不是低级细节。它有助于减少管理费用流程所需的时间，还能防止员工在交易过程中进行操纵，因为这种行为会增加采购管理者的财务风险。  

使用 8Manage SRM ，企业管理者可以确保所有采购都是通过公司批准的供应商进行的。间接支出往往发生率低，因此可能会被忽视。这主要是因为它们出现在许多部门中。使用 8Manage SRM 支付所有公司费用不仅可以消除灰色采购，还可以增加利润。采购自动化旨在简化需求和采购流程，提高交易活动的可见性和透明度，并改善控制和安全性。

8Manage SRM 采购管理系统允许集中控制，并提供通过统一系统将供应商与部门之间的采购活动联系起来的机会，允许对商品进行更全面的控制和优化。通过 8Manage SRM，采购部门可以在进行交易之前协调各个部门的需求，从而获得更好的价格。