市场上的大多数项目管理工具，都是垃圾进-垃圾出，这意味着如果你的团队没有输入正确甚至漏了输入他们活动的状态信息，就无法准确跟踪项目进展。
 
当选择了一个不能跟踪实时进度状态的项目管理工具，它不能给你提供准确报告进度所需的洞察力。也就是说，你无法准确地向上级管理层报告项目进展情况。上级查看项目报告时就需要推断每个人都在做什么——这不是他所希望的。

会议、状况报告是后备方案
 
作为后备方案，项目经理会使用老办法，如每日站岗、每周例会和状态更新来捕捉工作中发生的高层次观点。
 
这些会议相当低效，但这是他更好的选择。毕竟，当前使用的项目管理工具的输出是混乱的，不能反映当前的状态。
 
如果项目管理工具能够兑现项目成员的承诺，人们就不用整天开会试图捕捉正在发生的事情。而这些本应该反映在系统中。
 
为什么会出现这种情况？
 
1) 没有习惯性循环
 
项目管理工具崩溃的第一个也是最明显的方式是，它们没有强大的习惯性循环促使人们定期更新他们的工作。团队中可能会有一个人及时更新他们的项目，但其他人不这么做。
 
如果团队成员没有固定的习惯，就需要召开会议来梳理工作，以确保工具反映现实。如果这没有发生，则报告将毫无用处，因为你报告的是过时的工作。
 
2) PM软件可能有噪音
 
项目管理工具非常适合围绕项目或工作单元进行协作。不过，这也可能带来麻烦。因为这些系统有可能会变得非常嘈杂。管理者不需要看到所有关于工作单元的评论，只需要能够迅速了解团队是否在实现目标的轨道上。
 
3)不同类型的工具问题
 
项目管理工具的第三个问题是，它们的数量太多，尤其是在大型企业中，甚至每个部门使用不同的管理工具。
 
这就产生了一个问题。如果一个团队对某个特定的软件工具不感兴趣，他们就不会使用它。但是，如果你是部门总经理，你想在一个地方看到正在发生的事情，这是不可能的，因为工作分散在各种工具中。
 
总结
 
项目管理工具适用于管理项目事务，但人们真正想要的是对进度的跟踪。如果使用不能实时跟踪进度的项目管理工具，你的项目问题就难以及时发现和和处理，大大增加项目失败的风险。
 
新一代的项目管理工具8Manage PM面向实时交易，通过易用的视觉工具、图表和数据交流信息管理项目进度，使团队每个人都在同一页面上，实现无缝协作。
 
使用8Manage跟踪项目进度很简单，系统会动态更新项目执行情况，与业务实时联动，你可以随时看到这个里程碑下的计划进行状况，整个项目是否进行正常，是否需要调整。
 
目前市面上，8Manage PM是处理动态任务的理想项目进度软件。在该系统内，每个项目成员的任务流转清晰且可追溯，发现异常自动预警，让你对项目运行的全貌有更直观和更准确的把握，确保最终项目顺利交付。