在项目管理中，往往容易出现因信息传递者的表达问题，或者信息接受者的理解问题，最后导致沟通障碍，影响任务的完成。我们应该如何避免这种问题的产生呢？

一、明确项目进度及工作安排

一般来说，为了方便团队分工，都会制定工作安排表，分配每个人的任务及完成时间。

如果项目需要与客户进行较多的互动，或者需要结合多方共同协作完成的，工作安排表应该更加详细，可以使用进度猫甘特图将每个步骤中的具体工作列出，注明由哪一方完成。

此外，工作安排也应该反映项目的进度情况，在进度猫甘特图中，我们可以在进度条中查看项目的进度，并且用不同的颜色显示。

分工越是精细化，则每个人就越清楚自己的工作内容，也越清楚整个项目的总体情况，与客户的交流的时候也会更清晰。

二、把任务拆分成细项

在项目管理中需要将工作安排表做详细，其中一个方法就是把每个任务拆分成细项，并独立列出每项的内容、要求和时间。

项目在任务分工的时候，基本按照一个大类来分的，并且分工不明确，最后需要返工或调整的机率就很大，因为每个人的想法和表现形式都不同，汇总时就要花费很大的功夫。

因此，我们把任务进行了细化。再将任务分配给团队成员，每个人负责一项或者几项任务。

三、善用项目管理工具

除了制作工作安排表的方式，也可以利用进度猫的甘特图及时掌控整个项目的进度和情况。

首先，新建一个项目；然后，进入甘特图，就可以在甘特图中建立任务。

比如一个产品的发布会，我们把项目拆分为几个大的任务，然后在每个任务组下建立子任务，建立任务后，给每个任务中设置开始、完成时间。并且可以分配至负责的成员，当成员完成任务后，可以勾选完成任务，就可以在进度猫甘特图中自动计算项目进度。

以甘特图的形式详细列出每位成员的任务内容以及完成时间，然后尽可能地与团队成员多沟通，保传达的信息清晰明确，减少沟通上的误解。作为项目经理或者任务分配者，切忌只是分配任务，缺乏充分沟通，只是坐等结果，这样往往容易导致大量返工或善后工作，最后影响效率甚至最终结果。

四、确保团队协同效率

团队合作可以提升项目的效率，但是如果团队协作不当，反而可能会引起拖沓、返工，甚至最后影响项目质量。

我们可以通过进度猫甘特图来分配任务，每个人负责好自己的任务。我们可以在进度猫中点项目名称，进入项目查看项目概览，就可以知道自己有哪些任务。

虽然在任务分配的时候通常都会设定完成时间，但是往往在实际操作中，因为基本上每位团队成员都要兼顾其他的项目或工作，对于该项目投入的有效时间和精力都不一样，完成工作的效果会不一样。

更重要的是，团队成员对任务的理解或个人能力不同，也会直接导致提交的成果质量参差，有时候还需要再次指导和返工，最后可能影响项目的完成时间。