如今在数字化转型的热潮下，许多企业透过使用人力资源系统开始转型的第一步，但仍有许多企业在选择人力资源系统时踌躇不决，迟迟无法下定决心使用。若只是为了「数字化转型」而使用人力资源系统其实略为本末倒置，我们应该从最根本的原因开始探讨—人力资源系统是什么？企业为何需要使用人力资源系统？

什么是人力资源系统？
人里资系统是帮助HR、企业老板更有效人事管理的数字化系统，通常包含排班管理、考勤管理、薪酬管理、员工管理、假期管理、审批管理等整合性服务，透过系统将流程数字化电子化，起到降本增效的作用，同时让员工能够更专注在自己的本职工作，是让企业省时省力的好帮手！

有人资专员还需要系统吗？
你一定会很好奇：「明明有人资专员会处理薪酬、排班、考勤等工作事项，为什么还需要人资系统呢？」经过仔细思考后，我们可以从职场中发现，许多职位会使用特定软件，就像设计师会使用Photoshop的原理一样，让作品更完美、制图更快速；相同地，HR伙伴也需要人资系统，帮助作业流程更顺畅，计算、产出报表更便利、快速。

哪些企业需要使用HR系统？
许多人认为：「人资系统是大企业的专利！」这是一个盲点，认为大企业员工多，才需要透过人资系统节省作业时间，其实相较于大企业，中小企业更需要人资系统，由于员工数不多，岗位间的负责范围模糊，老板、人资同事可能身兼多职，还需负责行政、会计等业务，此时若能够透过人资系统减省处理人事管理的时间，就能将省下来的时间，在其他地方获得更好的利用。

中小企业该如何选择？
相较于大企业的财力与人力，中小企业的经营成本是更重要的考量，若像大企业选择传统买断式人资系统，不只一次性花费高（软件+硬件），后续的维护费、更新费也相当可观；这时候推荐中小企业使用云端人力资源系统，透过订阅的方式降低费用，且资料直接上传云端，不需要另外购入硬设备，让中小企业能够用合理价格，享受到大企业的人资系统服务。

网络上有许多人资系统的比较、推荐文章，但其实每家企业的规范、条件及需求都不相同，再多的文字叙述都比不上亲自试用，实际使用后更能明确知道自己的需求功能与逻辑习惯，因此试用非常重要，毕竟不合适的系统就像不合脚的鞋子，多用一天都是痛，合适的系统才能陪伴一辈子。

云端人资系统是什么？
简单来说就是云端服务的人资系统，云端服务就是网络服务，也就是用任何平台，都可以连上同一个系统，通常会推出订阅制，增快系统速度的同时降低使用成本。而且使用者完全不必担心更新、服务器、数据库等问题，系统厂商会帮你处理好，使用者只要放心地使用服务即可！

人资系统对企业有什么帮助？

因应外部冲击

云端人资系统的导入可因应公司面临的外部冲击，如相关政策的修改，以及基本工资近期频繁调整，导致人事作业成本攀升等等的问题。

解决内部挑战

云端人资系统可免费随相关法规调整自动更新，例如社保缴纳的比例可以做到即时更新，协助企业更轻松调整人事作业以相应的法规。

另外，若仍采用纸本或电子档管理，不仅资料调阅、保存不易，内容错误也难以发现，恐增加受罚风险，系统不仅可快速提供劳动法规所需资料，备份机制更可让企业安心。

较重要的是，系统的自动化和检核等机制，不仅能减少耗费企业人事大量时间、人力等成本，更可降低人为处理人事工作的疏失和危机，例如给假或薪资计算错误导致的纠纷。

提升组织效能

云端人资系统的智慧化和自动化功能不仅能加速人事管理流程、提升效率。符合法规的设定及系统化的运作，可以健全内部的人事管理制度、提高全体管理质量，而报表功能也能协助完善人事预算的规划。

谁可以使用？

系统的导入不仅能大大提升人力资源部门的效率、降低错误风险以及其导致的纠纷，让公司的人事管理运作可以更流畅。

企业、人资、主管

各单位主管可透过系统实时掌握员工的出缺勤、排班、请假等状况，且利用在线 / APP签核员工请假或加班申请的表单，而报表功能更能协助规划人力资源运用的预算。

所有员工

对于一般员工，不仅可透过系统，在线或 APP实时打卡、请假、申请加班、审批、查看自己的出勤/出差/休假等资料，省去更多纸本和人工作业带来的耗时和耗材，请个假不用来来回回等好几天。

关于YOOV人事管理

YOOV人事管理是一款结合OA+HR的人力资源管理系统，全面覆盖员工、考勤、排班、假期、薪酬社保、流程审批、招聘、行政等人力资源管理，帮助HR把日常管理运营工作化繁为简，实现办公效率更大化，赋能企业数字化。多功能集于一身全面覆盖人力资源管理所需，为企业提供数字化转型及全方位智能人力资源管理，输出更加科学的解决方案。