二、乾元坤和OA系统核心功能

乾元坤和协同OA系统集成了个人办公管理、信息通讯、信息发布、公文管理、知识管理、流程管理、项目管理、行政管理、人力资源管理、财务管理等功能，帮助企业实行全面的信息化集成管理。

1. 个人办公

乾元库和OA系统为个人办公提供了工作任务、日程管理、工作日志、设置等模块，为个人日常办公与事务管理提供支持与服务。

（1）工作任务：OA系统支持帮办公人员按照年、季度、月、日等进行日常工作任务、工作计划管理，同时系统支持个性化信息提醒设置，提醒待办事宜，点击即可进入代办页面开展日常工作，系统将通过预设流程引导用户完成工作。

（2）日程管理：方便个人每天工作安排和工作部署，方便领导安排监督下属工作任务，OA系统提供了各种类型的个人日程设置功能，授权用户拥有给他人安排日程的权限。

（3）工作日志：乾元坤和OA系统可根据系统操作权限设置私有、限制、公共三类级别进行工作日志管理，实现个人、领导层、企业全员的个性化日志信息查阅，为个人工作总结、领导工作考察、企业级的工作经验分享提供协同信息管理平台。

（4）个人设置：主要包括自定义姓名、联系方式等个人信息，以及系统登录密码；出差、休假工作状态、工作进展等功能，实现个性化、人性化的系统应用与管理。

2. 信息通讯

乾元坤和OA系统集成多种信息通讯技术与信息沟通交流方式，为企业不同部门、异地机构之间即时信息交互与共享提供全面的支持。信息通讯功能主要包括：

（1）电子邮件：系统支持基于Web的电子邮件的接收、发送、回复，实现单位内、外部信息沟通。同时系统可以实现通讯录的集成，实现邮件的单发、群发功能，此外，OA系统还提供搜索与账号导入集成功能。

（2）内部论坛：OA系统是一个公开的交互沟通平台，内可设置多个论坛区、版面，为员工记录各种工作、生活问题的讨论提供平台，促进问题的解决与经验的交流。

（3）即时通讯：系统集成各种即时通讯技术软件终端，比如QQ、MSN、YY语音、人人桌面等，通过互联网向在线或离线的系统用户发送文字、图片、语音、视频、档案等多种类型与格式的即时消息，同时通过各种信息提醒方式，实现及时地信息沟通与交互。

（4）通讯录：通讯录管理模块根据企业内部的管理层级设置个人、部门、公共三种通讯录管理类别。同时对于各个级别的通讯录管理实行权限控制。此外，乾元坤和OA系统支持通讯集成应用，既保证使用的独立性，又可被电子邮件、工作流等模块调用。

（5）网上调查：OA系统提供了全新的、快捷的调查方式。授权人员把需要调查的内容提出来，设置选项。用户登录后即可投票，并可发表意见评论。可同时进行多项调查；可采用记名或匿名方式；结果以图形形象显示。

3. 信息知识库管理

企业知识库管理是OA系统的核心应用之一，建立一个信息知识库，将所有的信息知识集中在一起，为企业提供一个集成的信息管理、共享平台，还可实现对企业网站的管理，建立信息门户，提升企业对知识的分享、积累、创新和利用。 乾元坤和OA系统的企业知识库管理模块可实现对包括员工信息、客户信息、业务流程信息、产品信息、项目信息、财务信息等在内的全面集成化管理，能够实现广泛的信息协同共享。此外，系统为信息的管理提供目录和文件的创建、修改和删除，以及合理、严格的权限控制等功能。

（1）员工信息：系统对员工性别、年龄、学历、岗位、技能、职务、民族等信息添加、修改、删除。

（2）客户信息：主要包括客户的姓名、联系方式、具体地址、收入水平、潜在需求、个人喜好以及是否具有购买决策权等信息的添加、修改、删除。

（3）产品信息：产品名称、产品编号、生产日期、尺寸、体积、重量、单位、数据、价格等信息添加、修改、删除。

4. 信息发布

乾元坤和OA系统提供既公开又实现实时控制的信息发布功能，用于发布单位的公共信息如新闻、领导讲话、决策等，满足不同个人、单位、级别之间信息交换需求，同时OA系统还具有自定义设置的信息自动推送功能。

（1）公告栏：用于发布单位的公共信息如新闻、领导讲话等。公告栏内可设置多个栏目，供某个部门使用或者全体人员使用。授权人员可在相应栏目发布管理文章。

（2）合理化建议：OA系统提供给用户一个向单位领导提出合理化的建议的便捷渠道，用户均可在此提出各类意见建议，提交给领导。

5. 工作流管理

乾元坤和OA系统工作流是一组人员分多个步骤完成某一项业务而进行的所有工作与工作转交（交互）过程。所有的业务过程都是工作流，特别是办公公文审批流转处理。每一项工作以流程的形式，由发起者（如文件起草人）发起流程，OA系统经过本部门以及其他部门的处理（如签署、会签），最终到达流程的终点（如发出文件、归档入库）。整个流程包括以下几个环节组成：

（1）发文管理：OA系统发文管理在网上完成单位内部和对外公文的起草、审批、核稿、签发、发布、存档、查询等处理；

（2）收文管理：OA系统完成单位外来公文的登记、管理，拟办、批阅、主办、阅办，并可完成归档、查询等全过程处理；

（3）业务流程：OA系统运用工作流引擎技术，用户可自定义日常办公和业务工作流，如工作请示，业务单据处理等。

6. 项目管理

乾元坤和OA系统可以对业务项目中的人、财、物进行合理分配与调度，实现合理的项目运作，同时根据项目管理进展，自动启动相关的工作流，让项目经理实时掌握项目信息、跟踪项目全程进展情况。

7. 行政事务管理

乾元坤和OA系统提供了一系列的日常事务管理模块，减轻了工作人员的压力，提高了工作效率。

（1）会议管理：实现了会议的智能化管理。用户可查看各个会议室的当前使用情况，避免使用冲突；负责人员可整理每次会议，形成历史会议记录，供日后查询。

（2）车辆管理：提供了对单位公用车辆的档案管理和使用管理，包括对车辆的基本信息、使用记录进行各种管理操作；结合工作流提供车辆申请功能。

（3）办公资产管理：提供了单位内公共资产的分类管理，实现了对办公资产的登记、查询和转移等；结合工作流提供办公物品请购等。

8. 人力资源管理

乾元坤和OA系统集成了HR软件的相关功能模块，实现对组织机构、人员结构、员工信息、招聘、考勤、薪酬、工作计划、工作查阅等人事管理功能。

人事管理：主要解决了人事档案的计算机存储、检索，重点解决了复杂查询的问题和系统纪录更新过程复杂的问题。

9. 财务管理

乾元坤和OA系统通过互联网、局域网自动采集各部门及分公司的财务信息，实现对整个公司的财务信息分析，自动生成财务报表，让企业管理层、决策层实现对企业业绩的全面宏观掌控。

10. 系统管理

乾元坤和OA系统管理员专用的Web方式管理界面，提供用户管理、部门设定、权限管理、参数设定等功能。

（1）管理用户：显示用户列表，查看用户信息；添加、删除用户，修改用户信息；检索用户资料信息。

（2）部门设定：设定单位树状组织结构，部门名称等；设定部门岗位；支持一人多岗的设置。

（3）参数设定：设定系统各个模块参数，如各种分类参数和页面行数等。

（3）日志记录：查看系统日志记录，检索历史记录数据。

（4）权限管理：针对职务级别、各个部门、人员的系统应用功能进行权限设置。

三、乾元坤和OA系统技术架构

通过对众多OA系统的办公管理需求及各种主流技术优缺点的总结与分析，乾元坤和构建了全新的OA系统架构，可满足不同组织的快速变化需求。乾元坤和OA系统采用了体系化的JAVA技术、多层技术架构，应用Java语言，遵循J2EE技术结构规范，通过XML技术配置系统，综合应用关系型数据库技术处理结构化数据、非结构化数据和文档级的权限控制机制，采用HTTP、TCP/IP通信协议，实现IE、手机和其他移动应用等多种形式的应用支持。

乾元坤和OA系统形成非常成熟的体系化分层结构，可以实现组件化封装，实现不同关注点之间的分离。乾元坤和采用这种结构使OA系统开发更便捷，更具维护性、扩展性、伸缩性，提高系统整体性能。

整个OA系统划分为三个相对分离的逻辑层：表示层、应用逻辑层、数据服务层。

表现层

OA系统展现给用户的界面，表现层通过规定的工作流程和接口实现日常办公和众多企务的管理，包含HTML表单、Java Applet、JSP等能够显示数据的信息系统。乾元坤和OA系统表现层设有协同办公平台、信息共享平台、资源管理平台、公文交流平台、工作流平台。

应用逻辑层

为用户提供所有需要调用数据的代码。其工作原理：通过表现层接收逻辑层的格式化数据将之显示在用户界面。应用逻辑层与表现层之间相对分离的特性提高了应用设计的灵活性，实现统一逻辑关系下不同用户界面的应用。协同OA系统应用逻辑层采用Java语言，以组件包形式实现，对系统中的用户管理、低层数据访问、数据传输以及数据分析进行封装，并提供清晰明确的访问接口，实现提供便捷透明上层访问。应用逻辑层根据实际业务需要可进行持续扩展，如企业现有的个人办公、信息管理、文件管理、资源管理以及其他辅助管理等业务活动，这些活动根据需要可以扩展到外部的关联业务，适合企业业务发展的整体规划愿景。

数据服务层

OA系统的底层为数据服务层，即数据中心。主要职责是实现统一的数据管理和数据交换，包括菜单接口管理、界面主体设置、安全登录管理、系统日志管理、数据库管理等，数据服务层主要是对数据库或文本文件等存放数据的操作，为上层应用逻辑层或表现层提供服务。

乾元坤和OA系统架构体现出高端的、专业的技术水准，如：

1. 完美兼容Windows操作系统平台；

2. 专业的UI交互设计，提供良好的用户体验；

3. 采用AJAX、RSS、IM等成熟、稳定的web2.0技术，采用“协同平台”的设计采用占据全球60%以上的HTTP服务器市场的Apache作为HTTP服务器，性能稳定，速度快，具备良好的扩展性；

4. SQL server仅支持Windows系统，而Oracle数据库安装、配置、维护都很复杂，且价格较高。e-office采用MySQL数据库，具有快速响应、容量大、安装配置简单、便于远程维护、跨平台的特点；

5. 专有技术开发的Apache、PHP、数据源的集成配置、数据库备份等工具，软件安装维护的自动化程度很高；

6. 采用脚本加密、用户数限制、注册码限制等版权保护措施，更大限度的保护知识产权；

7. 采用模块化设计，支持大型数据库，从而为用户提供了较好的技术升级空间。

四、乾元坤和OA系统的产品特点

乾元坤和OA系统的产品特点主要体现在：

1. 安装便捷

系统可运行于多种平台(客户端)。安装便捷，无需专业知识，打破了网络软件系统需专人安装、维护的传统。

2. 高效的个人信息管理

系统通过个人办公桌面直接获取全局信息，提高个人工作效率。随时登录与使用，已进行的操作不会因断网而需要重新操作。

3. 超强的公共办公商务

统一实施管理标准办公流程与非标准办公流程，实现办公过程无纸化；对企业客户及商务活动的登记、分析和统计对企业的决策提供参考。

4. 便捷的信息交流

系统通过在线消息、聊天、会议、论坛、留言、邮件等功能，提供良好的协同工作环境，使领导与员工、员工与员工之间方便快速的交流信息。

5. 全方位的资源共享

系统具备强大的分类资源库，充分体现网络带给企业管理的快捷和方便。

6. 集中统一的内部管理

系统能够对企业员工、物品及日常工作实行集成化管理，并在月末或年末集中统计信息，帮助企业做到事半功倍。

7. 多权限的后台管理和智能化扩展升级

系统管理员可轻松地管理整个系统内部、实时查看详细的运行状态，并能利用智能化自动监测的扩展升级平台对系统持续更新，同时可以保障系统数据安全、运行稳定。

8. 个性化的界面设置

系统定义多种颜色配置，满足用户各种喜好，进行个性化配置，并能选择多种不同的浏览模式，实现整个系统的个性化。

五、OA系统的发展趋势

OA办公自动化源于政府公文档案管理，因为政务管理中有大量的行政指令和指示的传达需求及请示汇报工作，为了简化审批决策功能，OA办公自动化系统应运而生。

随着协同OA系统日趋成熟、3G移动网络的发展以及大数据时代的快速到来，OA系统在各行各业、企事业组织单位内应用的推广速度呈现加速状态，OA系统的发展趋势体现在：

1. 门户化

系统包括职级门户，如集团——公司——部门三级办公门户，各办公门户的入口既集中统一又相对独立，OA系统需要协作的信息和流程可以互联互通，还包括内外门户统一，如OA（内部门户）和网站（外部门户）信息的整合。

2. 平台化

系统提供一个易用、开放的协同应用平台，客户自己可以便捷的搭建个性化的功能模块，并轻松实现系统内部和外部流程、数据、人员、权限的整合，而无需编码，或只需极少量编码。

3. 移动化

未来的OA系统在PC上操作的时间将越来越少，人们将更多的使用手机、iPad等移动终端来操作OA系统，包括收发消息、审批文件、上传下载、安排日程等，办公自动化软件在手机上的兼容性不断成熟。

4. 业务化

OA系统将不再是一个纯粹用于行政办公的通用性软件，而是逐渐和客户的业务管理相结合，结合的载体在于流程管理和任务管理，但OA系统更侧重于业务协作过程管理。

5. 按需定制开发

乾元坤和根据用户个性化的管理需求，为其量身定制最适合企业信息化管理的协同办公解决方案。OA系统常见的个性化需求包括：组织机构和人员的设置与调整；权限的设置与调整；界面的个性配置；自定义或调整相关流程；自定义信息发布的栏目；修改现有功能模块，变更业务逻辑；增加、减少功能模块；集成其他的业务系统及相关接口开发；访问其他系统数据等更深层次的个性化需求。

6. 满足企业持续发展，具备成长生命力

企业发展是动态的成长过程，其OA需求也随之不断变化，任何一种固定模式的OA系统都很难满足企业的成长需求，尤其是处于快速发展阶段的中小企业。乾元坤和在开发OA办公系统时将从开发技术上具备灵活性和开放性，满足可修改、可扩展、可集成的特性。

对于OA系统软件中的工作流，流程是OA的绝对核心，但OA系统不会成为一个BPM。智能化、知识化等是OA办公自动化软件应该具有的品质。同时，OA软件也可以进行二次开发，不断升级。

六、乾元坤和OA系统的实施效益

乾元坤和OA系统的实施能够为企业带来显著的经济效益，如下所示：

1. 乾元坤和协同OA系统性价比高，快速应用，投资少，快速见效；

2. 乾元坤和协同OA系统面向全体办公人员，简单易用，方便维护。

3. 系统具备大用户、高并发应用的稳定性，支持平稳升级，能促进企业发展；

4. 系统具备全面而广泛的整合性、开放性，可以轻松实现与企业现有的其它软件系统的关联性整合应用。

5. 系统 实现“用户、角色、权限、数据”的四维管控，具备全面信息门户功能，保证信息数据的集中与独立的和谐统一，数据信息的安全性与严密性能够够得到充分保证，既能为企业提供统一的信息共享、交互平台，又能保证各个子公司部门信息空间的相对独立性。

6. 实用性强，乾元坤和协同OA系统提供项目化、产品化和平台化应用方案，保证功能与管理实务紧密结合，更大限度地满足企业办公与管理需求，同时又能够满足企业发展的需求。

7. 服务体系完善，多种服务方式。

七、乾元坤和OA系统的行业应用

1. 政府部门

能够帮助政府部门、事业单位，建立标准、规范、安全、可靠、科学、高效的智能型电子政务协同办公平台，协助打造阳光、透明、高效、便捷的政府新形象。

拥有公文管理、工作流管理、会议管理、审批管理、协同管理、融合通信、知识管理等核心功能，满足打造新型政府的需求；

支持部门内部、跨部门全员协同办公，实现领导、部门、下属单位的互联互通；

安全稳定的平台架构，模块化设计，拥有丰富的接口，支持无限扩展；

良好的交互设计体验，界面简洁，操作方便，容易上手，支持自定义设定组件。

2. 集团用户

能够帮助集团用户建立分布部署，集中管控的协同办公管理平台。解决因集团成员企业业务覆盖范围广、业务类型多样化，各成员企业间信息化建设水平差异大、标准不统一、集团信息化建设复杂程度高所导致的集团整体信息化程度不高，集中管控难度大，协同办公无法有效实现，集团整体优势未能充分体现等的问题。

分布式部署方式，集团总部系统和分支机构系统各自独立运行，提升企业管理灵活性；

实现集团总部和分支机构在不同系统之间进行文件、通知、通告的传递和分发；

实现集团总部和分支机构之间的信息共享，互联互通；同时与企业其他管理系统如生产管理软件、设备管理软件以及ERP系统等无缝链接，避免信息孤岛

实现集团总部和分支机构员工之间的即时通讯，提高办公效率，降低沟通成本。