采购和经营成本正在逐步攀升。由于采购管理在企业总支出中占很大比重，企业开始把采购管理作为首要任务。大多数组织仍然坚持手动采购实践，对采购职能进行彻底改进对于跟上业务需求至关重要。

为了获取正确的基础知识，组织需要实施有效的采购到付款流程，并采用正确的技术解决方案。

以下是五个采购更佳实践的概要，如果实施得当，可以显著降低成本，提高流程效率，并对成本收入比率产生积极影响。

1. 基于云的采购工具

采购数字化是使采购活动为未来做好准备的关键一步。数字采购解决方案帮助团队降低采购的重复操作部分，使团队成员能够专注于战略角色。

随着技术继续成为我们日常生活不可或缺的一部分，采购活动的完全数字化转型不可避免。高绩效组织在数字采购实践中处于领先地位。

以下是8Manage SRM等现代采购软件可以处理的内容：
○ 供应商管理——在易于使用、高效的平台上准入、维护和管理供应商。
○ 发票审批——随时审批发票，并执行快速三向匹配。
○ 采购计划——流动表单帮助您捕获、审批和跟踪采购计划。
○ 采购订单——从已审批的采购计划自动发出订单并生成订单。
○ 支出分析——从采购相关数据中生成可操作的、数据驱动的见解。
○ 集成——将采购云与其他重要的财务软件系统连接起来。

2. 支出透明化

采购职能透明化是释放潜在节约并在实现卓越运营方面取得进展的基础。支出透明化是采购流程中确保问责制并减少欺诈机会的关键。管理开支是增加节约成本的其中一个好方法。

在采购流程中确保支出透明化的步骤：
○ 正确定义和执行采购政策
○ 监控和记录采购流程的每一步
○ 识别和管理已审批的供应商名单
○ 建立万无一失的采购合同
○ 经常进行审计

通过利用数据分析和自动化，组织可以消除暗采购和异常支出。采购技术能让你更好地了解采购到付款的周期。

3. 供应商参与

每个组织都有许多供应商，他们交付生活必需品，提供专业服务，进行定期维护，并完成一次性紧急维修。

识别潜在供应商、供应商准入、安排服务、获取发票并给供应商付款的过程非常复杂。如果手动管理，仅仅是提交一份供应商发票的简单过程就可能要花费数小时时间。

供应商管理工具提供一组独特功能，目的是改进寻源到合同的过程，增强供应商的参与。8Manage SRM等电子采购工具提供全面的供应商概览、预制合同模板、数字化采购流程以及与会计管理系统的广泛集成。

组织可以通过以下方式改善供应商参与：
○创造双赢和信任
○将供应商视为战略合作伙伴
○通过具体的KPI监控供应商绩效
○支持与供应商的协作和沟通

4. 优化库存

对采购团队来说，不断审查库存并确保库存保持更佳状态非常重要。关于库存，你应该知道以下事情：
○持有库存的“实际成本”远高于订购商品的成本
○根据经验，持有成本在20%至30%之间
○不仅仅是消耗品在一段时间内会变坏，从消费性电子产品到服装，所有东西都有风险

造成库存不平衡的主要原因是规划和预测不良。组织需要检查他们的库存是否得到优化，以下是相关问题：
○在安全、补货和库存过剩方面的运营库存比率是多少？
○采购团队是否多购或少购产品/服务？
○更佳采购频率是多少？
○所有的请购单和订单是否与库存水平同步？

5. 合同管理

最近一份关于合同管理的报告表明，近81%的组织不使用任何合同管理软件。因此，他们面临许多痛点，包括合同缺乏一致性（53%）、处理过程繁琐（45%）和供应链连续性问题（36%）。

在集中的数据存储库中创建、存储和维护合同，组织能以更佳方式利用支出，降低成本和缓解风险。

合同管理自动化将为组织提供：
○中央存储库：将所有文档存储在一个能从任何地方访问的数据库中
○可配置接口：一个高度可伸缩、可定制的接口，可根据业务需求进行调整
○自动通知： 触发自动通知，突出合同里程碑、续约和重新谈判的机会
○绩效监控：跟踪交货时间、产品质量、价格波动，并遵守采购条款/政策

最后的话

通过正确实施这些做法，组织可以实现卓越的采购。现代数字采购工具是构建可持续采购战略的第一步。像8Manage SRM这样的综合采购到付款工具可以推动采购流程，使其精简和高效。借助8Manage SRM，各地的组织正在缩短采购周期、加快采购审批、减少开支、利用采购分析数据做出明智的决策等。