近几年，企业的数字资产日益成为各大公司关注的焦点，不论是企业基本信息、年度报告等显性的信息，或是在公司内部形成的工作文档、实践经验等无形的信息，对于公司的发展有着无可取代的影响。
许多企业尤其是知识型高科技企业都十分注重自身的知识和人才的培养，因而企业的高级管理人员日益认识到：对企业内部的知识进行分类、整理、复用、流通，能够大大提升企业的内部知识流动，从而提升企业的核心竞争优势。
而如何有效地进行知识库的建设，则成为了一个十分重要的研究课题。

企业知识管理的难点
1.分段存放
一般情况下，公司的文件都是散落在员工的电脑、手机等移动装置中，并不能形成一个整体的总结和存储。这就导致了许多问题，例如在查文档的过程中，你不知道是哪个人在搞什么鬼，旧的文档放在哪里都不清楚，或者是看文档的速度太慢，或者是文档更新不同步，都会让你的工作效率下降。
2.文件授权不严格
大部分公司的保密文档都是给几个人共享的，但有些时候，他们必须要配合，甚至是内部的合作，这就不是一般的文档可以处理的了，而用常规的文档，就会降低工作的速度。此外，如果工作人员对自己的权利不了解，很有可能会被删掉，甚至是被修改（无法更改），出现这样的问题，将会带来巨大的后果。
3.缺乏文件分享和合作
在以往的工作团队中，通常都会用 QQ、微信、邮箱等形式来进行文档的修改，导致了一份文档的多个版本，而当团队的人重新编辑时，很可能会发现自己手中的文档是不是最近的。

如何改进文档的处理
1.推动文档规范化
文档的规范化是一项系统工程。要强化文档数据的数字化，就需要重视文档数据的规范化和规范化。在新的在线文档管理体制下，要构建一种完整的业务流程和流程，并对其进行详细的工作，并对其进行细化，并提出相应的规定。
2.数据真实性、及时性和完整性的保障
不管是公司的制度档案，研究报告，或是商业计划，都会根据公司的制度、产品和顾客的需求而变化。如果不及时地进行数据的及时处理，不但会导致数据与实际情况不相符，而且会导致信息不连贯、不能及时传达，延误工作进度，严重影响到公司的经济效益。所以，要保证这些数据的真实、准确，充分利用这些数据，才能充分利用这些数据。
3.改进工作并强化培训
一是要建立完善的文档管理体系，建立引入人才的奖励机制，以调动员工的积极性和积极性；二是要强化在线文档的操作培训，提高文档管理人员的专业技术水平。
在文档工作中，采用在线文档进行管理是一种不可避免的发展。要推动企业的信息化进程，就需要在管理上持续改进，在管理体系上，在人员的能力上均有所提升。
运用恰当的工具，可以大大提升办公的工作效能，从而真正实现企业的知识的累积。

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