近年来，企业的数字化资产越来越引起人们的重视，不论是企业基本信息、年度报告等显性的信息，或是企业长期积累的工作文档、实践经验等无形的知识，都在企业的发展中起着不可替代的作用。

而在这些当中，文档管理尤为关键。
随着现代社会的发展，管理人员日益意识到规范化的文档管理对于企业的重要意义。但是，企业文档管理还存在着许多管理者必须思考的问题。
企业文档管理的痛点
1.碎片化储存
很多时候，企业文档都是散落在不同类型的职员的办公计算机和手机上，没有一个集中的总结和储存。这就造成了查找数据时，不清楚文档在哪里，老文档存储的地方记不清楚，查找速度慢，极大地降低了工作的效率。
2.文件授权不严格
大多数公司的机密文档都是允许极少数人分享和使用的，但在某些情况下，公司的内部合作外部合作都超出了传统文件的控制范围，影响了工作效率。而且，由于工作人员的身份不明，很可能会出现一些差错，导致关键文件被删除，到时候谁也查不到谁，只能怪自己运气不好。
3.缺乏文档分享和协作
在工作小组中，文件的修改一般都是通过 QQ，微信，电子邮件等方式传递，造成文件的多个不同的版本，所以在其它人员进行再编辑时，很容易分辨出哪个是新的，所以无法确保最新版的更新。

提高文档管理的管理水平
1.促进文档规范化
文档的标准化和规范化是一项系统工作。在推动文档数字化的过程中，应注重文档的标准化和规范化。在实施新的在线文档管理体系时，必须制订相关的工作管理措施，在整个工作流程中，要有详细的工作流程，要有清晰的职责，有严格的规定，才能保证整个工作的顺利进行。
2.数据真实性、及时性和完整性
无论是企业系统文档，研发文档，或者业务规划，都会随着企业系统，产品或者客户的需要发生改变。若不能及时地进行文档的修改，不仅会使资料与现实不符，而且还会使资料的传递不连贯、不能按时、耽误工作的进程，甚至会给公司带来经济上的损害。因此，各个企业要找到有效的方法来确保这些信息资料的真实、及时，使文档的功能得到更大程度的体现。
3.增强工作能力和强化训练
推行文档管理制度后，应进一步健全文档管理制度，引进奖励制度，以激发其生机与发展；同时，应强化文档资料电子化的有关操作训练，以提升文档资料的工作能力。
简而言之，在文档的电子化和信息化的管理中，文档的数字化是当前文档管理的一个主要内容。大力推进企业信息化建设、加强管理、完善管理体制、加强员工队伍建设，是促进企业实现信息化建设的有效手段。

采用适当的工具，可以极大地提升工作的工作效率。
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