从原材料和办公用品到技术服务，所有企业都需要进行各种采购。许多企业不会让员工单方面做出采购决定，而是首先要求他们通过提交采购申请，供内部审查和批准，来申请他们需要的物品。这有助于确保员工只采购必要且符合采购准则的物品，还能防止欺诈，并为会计和审计创建清晰的记录。
 
什么是采购申请？
 
采购申请是企业内的个人生成的文件或请求，用于启动特定物品或服务的采购流程。员工填写采购申请，并将其提交给适当的个人或部门进行审查和批准。审查者可能包括员工的直线经理和企业的中央采购或采购部门。当采购申请被批准，企业就会向适当的供应商发出所需物品的采购订单。

为什么采购流程中需要采购申请？
 
将采购申请纳入精心设计的采购流程，可以为企业及其员工带来许多好处。以下是一些最重要的优点：
 
1、为员工创建清晰的流程
 
采购申请流程有助于正式确定谁可以采购什么、何时采购以及如何采购的规则。通过实施采购申请步骤，员工、经理和采购团队清楚地了解如何处理采购。
 
2、让采购更加透明
 
采购申请有助于了解哪些团体和个人在采购什么以及为什么采购，特别是当采购申请是以电子方式而非纸质方式创建时。
 
3、简化采购
 
当作为数字采购工作流程的一部分，标准的采购申请流程可以简化和加快采购货物和服务的整体过程。
 
4、控制成本
 
审批过程是防止不当支出或超支的重要步骤。采购申请通常必须经过审查，以确保其准确并反映真实需求。这个审查过程有助于确保采购申请是合理的，并在预算之内。此外，通过汇总整个组织的采购，企业可以与供应商进行谈判，以获得更好的价格和条款。
 
5、阻止或发现欺诈
 
明确定义和强制执行的采购申请流程可以减少无赖员工为个人使用而采购物品或与供应商串通欺骗企业的机会。
 
6、与采购准则保持一致
 
采购小组可以审查采购请求，以确保它们被引导到经批准的供应商，并符合企业的其他准则。
 
7、防止重复的订单
 
当中央采购部门监督所有的采购申请时，可以提高发现不同人对相同产品或服务重复请求的能力。
 
8、增加问责制
 
如果有任何问题，例如，订单丢失或对谁申请了哪些物品有争议，采购申请会创建一个企业可以参考的记录。
 
9、为财务审计提供文件
 
审计员可能会要求提供证据，证明采购请求得到了适当的审查和批准。采购申请可以为此目的提供重要信息。
 
如何自动化你的采购申请工作流程
 
自动化采购申请工作流程通常是作为整个采购流程自动化的更广泛计划的一部分。它包括分析组织当前的采购流程，选择符合组织需求的软件，并定制软件以简化流程。
 
1、评估你目前的采购申请流程
 
检查当前流程中的每个步骤，寻找瓶颈和痛点。记录哪些是工作顺利的，哪些是不顺利的。
 
2、评估购买软件解决方案
 
选择具有适合你的采购申请需求的能力和特点的软件。该软件应该能够自动完成从申购到采购订单的采购流程。理想情况下，该产品应与其他关键的企业软件集成，如库存和财务应用程序。
 
3、选择表格和工作流程
 
通常情况下，企业可以先选择采购软件提供的预先设计好的模板和工作流程，然后根据自己的需要进行调整。
 
4、根据需要进行定制
 
调整采购申请表、审批路线、通知和其他功能，以更贴近你的企业的需求。
 
使用8Manage SRM 自动化你的采购流程
 
企业可以通过采购管理软件实现自动的采购申请和采购，从而消除缓慢、容易出错且成本高昂的手动流程。帮助你确保采购申请符合企业的估计成本，将请求发送给适当的审批者，在每个步骤发送通知并更新整个流程中的交易。
 
8Manage SRM可用于集中式采购与部门采购，帮助用户轻松地处理不同类型的采购需求。它还能为不同的采购申请设置不同的审批流程，并按照条件分派不同的采购负责人。
 
8Manage SRM采购管理的跨职能优势包括：
 
• 更好的成本控制：结构化的申请和审批工作流程消除了不必要的采购，并提供对业务支出的更好洞察。

• 更好的沟通：透明、清晰的采购流程可以让请求者、审批者和供应商在每个阶段都了解情况。

• 自动跟踪：在审批过程中，采购请求会伴随自动提醒和通知。

• 错误更少：可确保在提交申请之前将所有信息输入到申请中。一旦获得批准，该数据将自动转换为采购订单并发送给供应商，从而减少手动数据输入错误的可能性。

• 简化流程：8Manage SRM自动化的采购申请工作流程节省请求者和审批者的时间并减少麻烦。
 
结论
 
采购申请是深思熟虑且精简的采购流程中关键的第一步。精心设计的采购申请流程有助于管理企业开支，同时确保员工能够购买到提高企业绩效所需的商品和服务。实施采购申请流程还可以防止采购欺诈，创建清晰的审计跟踪、提高效率，并使支出更加透明。