信息引领管理，平台承载梦想，企业信息化系统的实施是发展历程中的重要项目，而数据是信息系统得以运行的生命线，也是信息化系统实施中的重中之重，通过参与信息化系统实施，总结实施中经验，论述企业如何做好信息系统实施中的数据准备。

企业研发、生产得益于两大主要系统，PLM（product lifecycle management）系统，ERP（Enterprise Resource Planning）系统，PLM即对产品从创建到使用，到最终报废等全生命周期的产品数据信息进行管理的系统，ERP是一种主要面向制造行业进行物质资源、资金资源和信息资源集成一体化管理的企业信息管理系统。两大平台的相辅相成，成为企业进行生产管理及决策的平台工具。

    纵观国内外，一个成功的企业中必然存在着几十甚至上百个信息管理系统，本文结合以往信息系统的实施经验，主要以ERP系统为依据论述ERP系统实施中的数据准备。

    一个成功的信息系统的实施，基本要经历五个阶段，（一）项目的准备阶段，（二）蓝图方案阶段，（三）系统实现阶段，（四）系统上线阶段，（五）系统运维阶段。

1 项目准备阶段

 数据准备是ERP系统实施的基础，数据的准确性直接影响了系统上线的效果，建议成立数据管理组织机构，统筹管理数据收集、整理、核对等数据相关工作，推动数据工作的开展，确保数据工作跟项目实施总体计划步调一致，由于数据收集工作非常庞杂，所以需要提早准备，一步步扎扎实实推进数据梳理工作。

    1.1 成立数据规划小组   

成立由技术人员组成的数据准备小组，从组织上保证数据规划工作的进行，吸收经验丰富、责任心强的技术人员和业务人员参与到项目中来，数据小组的主要职责是负责信息系统编码体系的建立与维护，整理、规范企业数据，保证基础数据的规范性和准确性，负责实施期间的数据收集、录入、维护，并制定一套完善的数据管理制度。

    1.2 数据现状调研

需要对要实施ERP系统的单位数据状况做基础调研，摸清数据工作的重心与难点，掌握各单位现有业务系统应用情况、业务数据规范水平及与信息系统数据要求间的差异、各业务模块的预估数据量等。首先，需要执行详细的调研计划，设定调研的范围，针对不同的部门，指定不同的调研问题范围；其次，调研前准备好调研使用的工具，调研中做好探访记录，把握好调研的谈访时间等；最后，整理调研结果，掌握目前的现状，了解未来的需求，以便做好进一步的计划。

    1.3 理论培训

培训工作在ERP项目实施数据整理工作中非常重要，数据组团队的人员都能了解计划安排的各项工作，是否掌握数据收集及其要求和质量，在很大程度上取决于培训工作是否到位。培训的内容包含系统的功能应用、办公软件的使用、收集模板的要求、数据的范围、数据编码规则、物料清单的搭建、物料的维护等，培训的方式选择集中培训、电话指导、OA沟通等，通过对各业务部门的数据收集人员的培训，确保数据收集工作能正常开展。

2 蓝图方案阶段

    2.1 确定数据准备范围   

ERP实施所要准备的数据大致为两大类：静态数据主要是指物料主数据（BOM物料、产品物料清单、各类辅料等）；生产相关数据（工艺路线、工作中心、工艺资源）；计划相关数据（生产计划、计划周期等）；财务相关数据（财务科目、成本中心）；采购数据（供应商数据、价格、配比数据、一揽子协议等）；销售数据（客户数据、产品档案、GPS数据）；设备维护信息；质量检验记录等。动态数据是指ERP中产生的移动事务处理信息，主要是出入库信息、转库信息、盘存、财务核算等日常事务动态数据。

由于两种数据的类型不同，在实施过程中采取的数据准备方法也不同，静态数据又属于基本数据，数据的准备周期比较长，在实施的开始就应该着手准备，安排专人负责。而动态数据时需要上线切换时产生的数据，这些数据是动态的，准备时间短，因而需要投入的人力也比较多。

    2.2 制定编码规范

 规范的编码标准在企业管理过程中具有重大的意义，企业编码既是企业内业务运作、各部门间业务沟通的基础，也是信息化系统数据标准化和规范化的基础，是保证系统有条不紊运行的首要条件。

在明确了要准备的数据之后，首要任务就是准备编码规范的制定，以往粗放的管理在数据管理中存在很多不规范的地方，有的使用手工方式进行管理，更多的是以部门为单位进行管理，而ERP系统对数据的管理是通过编码实现的，编码可以对数据进行唯一的标示，并且贯穿于整个系统的的查询和应用，建立编码原则是为了使后面的工作有一个可以遵循的原则，也为庞杂的数据确定了数据库可以识别的唯一标识方法，切记不可随意草草了事，一定要认真对待、综合考虑。

    2.3 BOM结构的建立

    BOM（物料清单）是企业产品数据管理的核心，是PLM&ERP系统运行的基础。在实施过程中需要明确BOM层次，在这里提出BOM断层的概念，所谓BOM的断层就是对BOM中的层与层之间，父子项确认关系的一个过程。

    断层由技术部门提出初步BOM表，然后由其它部门配合确认后执行，由于物料的复杂性，为此断层的方法采取：

    第一、采购件、原材料必须处于BOM的最底层；

    第二、成品应该处于BOM的顶层。

    第三、半成品的断层方式比较复杂：

    （1）在半成品中需要描述产品的构成，物料编码及物料工序进行断层；

    （2）如果半成品在生产过程中发生出库、入库，外协加工等行为则进行断层；

    （3）如果需要核算成本的半成品和成品，必须需要断层；

    （4）能进行虚拟件设置的必须进行虚拟件设置；

    （5）断层层次不要太多，否则给系统软件运行带来一些困难。

在ERP系统中，工艺路线和物料清单是相辅相成的，两者缺一不可，工艺路线是用来描述物料加工、零部件装配的操作顺序，是多个工序的序列，工艺路线方案制定（包含工艺路线、工序、资源等）。

工艺路线的作用包括了计算加工件的提前期、提供运行MRP的计算数据，系统根据工艺路线和物料清单计算出最长的累计提前期，企业的销售部门可以根据这个信息同客户洽谈交货期限；系统根据工艺路线中每个设备资源的定额小时、工序的开始和完工日期，计算各个时区设备资源的费率；提供计算加工成本的标准工时数据；跟踪在制品等等。工艺路线的整理一般以企业里用于指导生产的工艺文件为基础，结合实际的加工情况而进行必要的修改和完善，根据各自业务需求，存在多个生产线的情况，就需要建立多工艺路线方案。

 企业的信息化建设，依据系统给的功能将产品设计和工艺设计的数据放在PLM系统中管理，计划、生产、制造数据放在ERP系统管理，在PLM和ERP之间进行接口设计，将用于进行产品数据管理的系统与用于进行企业资源计划管理的系统集成在一起，使设计BOM能通过规范的方式转换为制造BOM，从而直接指导生产制造。

系统集成需要明确实施类型，按照BOM子件过滤和全BOM发布两种模式进行选型：方式一、BOM子件过滤发布，当零部件属性工艺分工定义为采购件时，PLM发布MBOM到集成接口表时自动过滤下面的任何子件；方式二、全MBOM的发布，PLM系统中MBOM不做任何处理的发布到ERP，以上两种方式由PLM系统执行发布，ERP做接收处理，同时适用PLM&ERP集成ECO变更方案。

3 系统实现阶段

    3.1 数据收集工作流程

数据收集整理工作需要业务相关的部门的领导高度重视，由数据小组关键用户负责具体执行，指导部门其他人员收集，并审阅资料是否合规，将数据进行汇总整理后交给数据收集小组审核，确认后备份归档。

图1 数据收集工作流程

为能保证能及时地完成数据收集工作，功能顾问，技术顾问，数据小组不同人员参与是必须的，业务部门其他人员需配合项目组的工作，及时准确的完成数据收集工作，整个资料收集是协作的结果。

    3.2 制定数据收集计划  

由数据组评估数据整理的工作量及难易度，结合项目总体实施时间。确定参与业务部门和人员配备，进而制定详细数据整理实施计划，从整个系统而言，物料数据涉及到技术、计划、制造、销售与服务、财务等业务领域，要准备的数据项也较多，只有细化任务才能做到实施的控制与管理，明确各项工作完成时间，合理安排小组成员的工作内容，意义在于:一是可以明确分工和责任，二是能监控进度，收集过程中必须从上到下重视此项工作的艰难程度，工作计划中还要注意安排定期会议进行沟通。

    3.3 指定数据收集模板

明确了数据准备的要求和范围，数据组要分别为各种类型的基础数据准备相应的收集模板，数据收集过程中模板的制定非常重要，模板制定既要满足未来系统的要求，还要方便数据收集可操作性，并与业务部门进行沟通，解释基本资料中的重要字段，标记必要字段，在数据准备表上要安排如部门、数据准备人、审核人、录入人、校对人、完成日期等用于实施控制的项目。

4 系统上线阶段

    4.1 数据的校验  

在数据的收集整理后，需要不断对整理的数据的编码规范，数据的准确性、数据的静态属性、BOM结构的正确性进行校验和核对，以保证数据的质量。发现错误和遗漏要及时与具体负责部门和人员进行沟通，不要等大量数据积压后再解决，对于不影响整体上线效果的部分资料，如果其本身过于庞大，可根据上线初期的需要部分先行整理，其余在上线后慢慢补充。

    4.2 数据的录入

数据完成校验后，数据管理的重点工作时组织人员，将收集的数据录入正式生产系统，并核对系统内的数据，保证数据的正确性，在上线后的一段时期内，需要经历系统数据和实际生产的差异，并进行数据调整。

录入工作是艰巨而枯燥的重复工作，通常的录入方法有手工录入和利用工具导入这两种：（1）手工录入调集人员将数据逐条录入；（2）利用开发的模板导入采用直接导入数据库的方法，这样做的优点是效率高、完成时间短，但存在的缺点是隐含错误较多，不易于检查。

5 系统运维阶段

系统成功实施的关键在于系统的运作体系是否按照ERP“设计”好的新的管理模式运作，并实现工作正常流转，为了保证系统这艘“航母”顺利航行，必要做好后方支援，成立运维组织，负责上线后的系统运维工作，安排专人专职进行数据的运维工作，包括物料编码添加、物料物料属性录入、物料属性变更等，及时处理系统异常数据问题，需要对对部门业务流程和业务进行调整优化，并根据业务需要应制定相应的《数据维护管理标准》，明确各部门职责，规范业务流程，确保系统正常运行。

6 结束语

通过信息化系统实施的开展，建立了企业范围内的编码规范的统一，实现产品数据的集成，各系统间实现数据共享，以及PLM与ERP系统的BOM同步，为技术、生产、采购、销售、财务等精准管理，提供了数据基础。

最后，数据整理是一项枯燥艰辛的过程，但也是一项细致重要的工作，只有我们踏踏实实的把握住，认真地组织好实施到位，所以企业需要重视信息系统实施的中的数据准备工作，做好上线后的数据运维工作，才是信息系统成功实施。

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